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Steve Pavlina Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen Steve Pavlina - Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen

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Bewusste Prokrastination

Wer richtig aufschiebt, der kann viel gewinnen!

Kein Zeitmanagement-System ist viel wert, wenn es dir nicht sagt, was du an einem Montag morgen um 9 Uhr machen sollst. Nehmen wir an, du hast eine Liste mit all deinen Aufgaben und Projekten. Was solltest du zuerst abarbeiten?

Meine Antwort auf diese Frage ist, dass du an dem arbeiten solltest, von dem du glaubst, dass es langfristig den größten Nutzen einbringen wird – bis ein echter Notfall dich zu etwas anderem zwingt. Natürlich machen die meisten Menschen das genaue Gegenteil. Sie beginnen ihren Arbeitstag mit Kleinigkeiten, die sich schnelle erledigen lassen, z.B. E-Mail, Surfen und anderen alltäglichen Dingen. Sicherlich gibt es Jobs, wo es wichtig ist, das man hier am Ball bleibt, aber für die meisten intelligenten und kreativen Menschen, ist das nicht das, was am Ende die größten Ergebnisse produziert.

In der Theorie sollte es keinen großen Unterschied machen, ob man an einem Tag erst die kleinen Dinge erledigt und dann die wichtigen. Wichtigen Punkte ein paar Stunden rauszuschieben kann doch nicht wehtun, wenn man sie eh erledigen wird, richtig? Vielleicht kannst du dich ja besser auf das Wichtige konzentrieren, wenn du erstmal die Kleinigkteiten erledigt hast. Du willst doch nicht, dass du ständig an diese unbeantworteten E-Mails denken musst, richtig?

Lügen, Lügen, Lügen

Du weißt ganz genau, was wirklich passiert. Du findest nie Zeit für die wichtigen Dinge. Kleinkram häuft sich an. Bald ist es 16 Uhr und du hast noch nichts erledigt, was auch in fünf Jahren noch von Bedeutung sein wird. Aber du hast mehr als ein Dutzend Male deine E-Mails abgefragt, drei Kaffeepausen eingelegt, die heutigen News und einige triviale Forenbeiträge gelesen (und eventuell sogar selber einige hinzugefügt), den Drucker mit frischem Papier aufgefüllt, deine Papierkorb geleert und den Monitor gesäubert. Du warst beschäftigt, aber du hast für niemanden etwas von beständigem Wert geschaffen. Dein ganzer Tag wurde von unbewussten Gewohnheiten statt von bewussten Taten aufgefressen.

Sich zuerst um Kleinkram zu kümmern, ist eine der hinterhältigsten Formen der Prokrastination, weil sie den Eindruck erweckt, das man produktiv wäre. Du redest dir ein, dass du jede Menge Zeit hast, dich um die großen Aufgaben zu kümmern. Und schließlich widmest du dich auch den großen Aufgaben – wenn der Zeitdruck groß genug wird. Aber wenn das nicht passiert, dann wirst du sie eventuell nie erledigen. Und es gibt jede Menge großer Aufgaben, die nie dringend werden – bis es zu spät ist. Günstige Gelegenheiten werden nicht für immer auf dich warten.

Die Wahrheit ist, dass viele von uns heute schon viel mehr Punkte auf unserer To-Do-Liste haben, als wir jemals erledigen können. Das geht mir auch so. Ich würde mindestens zwei Jahre brauchen um nur das erledigen zu können, was aktuell auf meiner Liste steht. Ich weiß, dass ich niemals alles abhaken kann. Irgendwas davon muss gestrichen werden.

Jeden Tag habe ich die Wahl zwischen sinnlosen, kleinen Aufgaben und großen, bedeutenden Projekten. An den Tagen, an denen ich mich für ersteres entscheide, habe ich am Ende des Tages das Gefühl, dass ich gar nicihts so recht geschafft habe – auch wenn ich vielleicht viele Stunden am Schreibtisch gesessen habe. Ich habe zwar vieles auf den aktuellen Stand gebracht, aber so richtig vorwärts bin ich dadurch nicht gekommen. Aber wenn ich mich entscheide, zuerst die wichtigen Dinge anzupacken, dann fühle ich mich großartig, weil ich weiß, dass ich mich meinen großen Zielen wieder etwas mehr genähert habe.

Nicht alle Aufgaben sind gleich. Einige Aufgaben produzieren enormen Mehrwert, gemessen an der Zeit, die man dafür investiert hat. Andere Aufgaben bringen hingegen fast nichts. Und da es immer mehr Aufgaben als Zeit geben wird, bleibt keine andere Wahl als Dinge aufzuschieben – die Lösung ist also bewusst zu prokrastinieren. Schieb die Aufgaben, die wenig oder gar keine Mehrwert produzieren, solange raus, wie es nur geht und investiere die gewonnene Zeit in die echten Chancen.

Obwohl ich ziemlich gut organisiert bin, so prokrastiniere ich doch ständig bei minderwertigen Tätigkeiten. Ich hätte schon vor einem Monat zum Friseur gemusst, aber ich habe immernoch keinen Termin gemacht. Ich verschiebe meine Buchhaltung immer bis auf die letzte Minute. Ich fahre immer noch einen 1994er Pontiac mit 157.000 Meilen auf dem Tacho, weil ich keine Lust habe, die Zeit für die Suche nach einem neuen Auto zu investieren.

Ich zahle nicht meine Rechnungen zu spät oder prokrastiniere bei Aufgaben, die wirklich ernste negative Konsequenzen hätten, aber wenn die negative Konsequenz vernachlässigbar ist, dann drücke ich mich meist so lange davor, wie es nur geht.

Wie viele Leute wissen, zahlt sich die Prokrastination manchmal aus. Oft lösen sich die kleinen Sachen in Wohlgefallen auf. Etwas verändert sich und man muss sie gar nicht mehr erledigen. Oder es tauchen neue Ressourcen auf, die die ganze Sache leichter machen. Und etwas Zeitdruck kann auch helfen, eine Aufgabe viel schneller zu erledigen als endlos Zeit zur Verfügung steht. Sicherlich hatte ich ab und zu einige schlechte Haarschnitte, weil ich die Geschwindigkeit der Qualität vorgezogen habe, aber ich muss sagen, dass es langfristig nie von Bedeutung war. Dieser Ansatz scheint auch für Bill Gates und Donald Trump gut zu funktionieren. :D

E-Mail ist ein Bereich, wo ich jeden Tag bewusst prokrastiniere. Ich könnte mir auf die Schulter klopfen, wenn ich geschafft habe alle E-Mails zu beantworten, aber die Wahrheit ist, dass ich das ziemlich ungern mache. Das ist jedoch eine bewusste Entscheidung. Ich kümmere mich um die wirklich wichtigen Mails immer sofort und ich gebe auch gerne zu, dass ab und zu wirklich ein paar Nuggets in meiner Mailbox ankommen, aber ich bin ziemlich brutal, wenn es darum geht zu entscheiden, ob etwas für eine Antwort wichtig genug ist. Üblicherweise beschränke ich meine Zeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails auf 15 Minuten pro Tag. Das ist völlig unverhältnismäßig bei der Menge an Mails, die ich täglich bekomme, aber ich bin bereit hier Abstriche zu machen, damit ich mehr Zeit für andere Dinge habe. Indem ich mich weigere viele E-Mails zu beantworten, die eigentlich eine Antwort verdient hätten, kann ich so mehr Zeit den nicht so dringenden Aufgaben widmen. Zum Beispiel habe ich gestern morgen allein mit meinem kleinen Sohn einen Ausflug gemacht und habe später am gleichen Tag einen Improv-Comedy-Workshop besucht um an meinen humoristischen Fähigkeiten zu arbeiten. Ich habe zudem diese Woche Zeit damit verbracht, meiner Tochter das Lesen beizubringen. Da es für sowas nie feste Termine gibt, muss ich eben dringende, aber unwichtige Aufgaben aufschieben – oft sogar so weit, dass ich sie am Ende gar nicht mache.

Die Welt kommt nicht aus dem Gleichgewicht, nur weil ich nicht auf jede E-Mail antworte. Aber es wird beträchtliche, negative Konsequenzen haben haben, wenn ich meine Kinder, mein persönliches Wachstum und meine Gesundheit vernachlässige, nur weil ich “nur noch eine E-Mail” beantworten will. Wenn du also zu den Tausenden Menschen gehörst, die mir geschrieben und keine Antwort bekommen haben, dann weißt du jetzt warum. Es tut mir leid, sagen zu müssen, dass du rausgefiltert wurdest. Ich mag dich. Dein Wachstum ist mir wichtig. Ich würde dich auch liebend gerne – wie von dir gewünscht – persönlich unterstützen. Leider ist der Preis dafür aber viel zu hoch.

Was ich damit sagen will, ist nicht, dass du Antworten auf Mails verweigern sollst, aber dass du eine bewusste Entscheidung darüber fällst, welche Aktivitäten wirklich wichtig für dich sind – und welche nicht. Das ist leichter gesagt als getan. Ich kämpfe täglich damit. Immer bewusst zu bleiben, ist wirklich eine Herausforderung – insbesondere, wenn so viel unserer Welt darauf ausgerichtet ist, uns immer wieder zu unbewussten Verhaltensweisen zu verleiten (damit wir mehr von dem Zeug kaufen, das wir gar nicht brauchen).

Die bewusste Prokrastination funktioniert für mich am besten, wenn ich meine zeitliche Perspektive auf 5, 10 oder 20 Jahre in die Zukunft richte. Innerhalb weniger Sekunden kann ich so ein Gefühl dafür bekommen, welche langfristigen Konsequenzen jede Entscheidung haben wird. Mir ist klar, dass ein vorbildliches Antwortverhalten bei Mails niemals den zeitlichen Aufwand rechtfertigen kann. Wenn ich jeden Tag zwei Stunden mit E-Mail verbringen würde (so wie viele andere das in meiner Situation machen würden), dann sind das 3650 Stunden in den nächsten fünf Jahren. Das Äquivalent von 91 40-Stunden-Wochen. Also ich weiß nicht, wie dir es geht, aber mir fallen da spontan einige Dinge ein, die man in diesen 91 Wochen erledigen könnte, die einen größeren Mehrwert produzieren als die Beantwortung von Mails. Und wenn wir das auf 10 Jahre ausrechnen, nun… ich denke, du weißt, was ich meine.

Wieviele Wochen deines Lebens hast du schon für unwichtige Aufgaben weggeworfen, die langfristig nicht von Bedeutung waren? Wo könntest du jetzt sein, wenn du die 50% der unwichtigsten Mails in den letzten fünf Jahren einfach ignoriert hättest? Die 80% unwichtigsten? 95%? Ist es vielleicht angebracht, dass du deine echten Prioritäten mal bewusst neu bewertest?

Schau, wenn du nicht bewusst prokrastinierst, dann verfällst du auch nur der gewöhnlichen Aufschieberitis. Und das bedeutet, dass du große Fehlentscheidungen treffen wirst und zuviel Aufmerksamkeit den dringenden Aufgaben widmest, die dir ins Gesicht starren, wie zum Beispiel unbeantworteten Mails oder ungelesenen Forenbeiträgen anstatt in langfristig lukrative Aufgaben zu investieren, die selten dringlich werden. Das schließt auch die Gründung deiner eigenen Firma, den Aufbau einer erfüllenden Beziehung, bessere Ernährungsgewohnheiten und persönliche Weiterbildung ein.

Wenn ich daran denke, was ich im letzten Jahr hätte aufgeben müssen um weitere 1000 Mails beantworten zu können, dann fällt mir die Entscheidung wirklich leicht. Und obwohl das Mailvolumen weiter zunimmt, versuche ich dennoch mit den 15 Minuten pro Tag auszukommen – ich werde einfach immer anspruchsvoller gegenüber dem, was meine Zeit wert ist und was nicht.

Letztendlich lässt es sich darauf reduzieren, sich Fragen wie diese zu stellen:

“Würde ich lieber diese Mail beantworten oder mein eigenes Blog starten?”

“Kann ich die Wäsche auch morgen machen und dafür mit meiner Frau darüber sprechen, wie wir unsere Beziehung verbessern können?”

“Sollte ich die Party auslassen, damit ich zu einem Toastmasters-Meeting gehen kann?”

Prokrastination kann ein wertvoller Diener sein, wenn bewusst eingesetzt, aber sie ist ein strenger Lehrmeister wenn wir unbewusst agieren. Anstatt dein Leben von der Aufschieberitis leiten zu lassen, ist es an der Zeit diese Bestie zu zähmen und sie zu deinem Diener zu machen. Es benötigt Disziplin scheinbar dringende Aufgaben bewusst aufzuschieben, aber wenn du ehrlich zu dir bist, dann wird dir klar, dass du schlicht nicht die Zeit für die wichtigsten Aufgaben hast, wenn du dich an unwichtigen Kleinkram ohne großen Ertrag verschwendest. Wie Jim Rohn sagt:

“Der Schmerz der Disziplin wiegt einige Unzen, aber der Schmerz der Reue wiegt Tonnen.”

Du musst lernen “Nein!” zu den Dinge zu sagen, die dir nicht dabei helfen können, das Leben zu leben, dass du haben willst.