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Steve Pavlina Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen Steve Pavlina - Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen

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Die 50-30-20 Regel

Wieder den ganzen Tag geackert, aber nicht vorangekommen?

In der letzten Zeit habe ich eine vielversprechende neue Methode zum Zeitmanagement ausprobiert. Sie ist ähnlich dem Timeboxing, mit dem Unterschied, dass man hier nicht eine bestimmte Menge an Zeit für eine spezifische Aufgabe reserviert, sondern seine gesamte Arbeitszeit auf drei unterschiedliche Aufgabenklassen verteilt.

Das funktioniert so…

Zuerst definiere ich die drei unterschiedlichen Aufgabenklassen ausgehend von meiner Schätzung, wie lange es dauern wird, bis sich die jeweiligen Aktivitäten auszahlen.

Aufgabenklassen

Von A-Aufgaben erwarte ich, dass ich aus ihnen – innerhalb der nächsten 5 Jahre – signifikante Vorteile ziehen kann. Beispiele hierfür wären: ein neues Unternehmen gründen, meine Ernährung verändern, einen neuen, passiven Einkommensstrom aufbauen, usw. Es ist natürlich völlig in Ordnung, wenn eine A-Aufgabe auch in einer kürzeren Zeitspanne beginnt, Erträge zu erzielen, aber der Kerngedanke ist, dass ich davon ausgehe, dass die Erledigung dieser Aufgabe auch noch in mehr als 5 Jahren einen nachhaltigen Einfluss haben wird. Das muss natürlich eine wirklich realistische Einschätzung sein und kein bloßes Wunschdenken.

Bei B-Aufgaben gehe ich davon aus, dass sich der Nutzen innerhalb von 2 Jahren einstellt. In diese Klasse fallen z.B. eine neue Artikelserie für’s Blog, der Verkauf von Werbeflächen oder das Training für einen Marathon. Auch wenn es noch für viele Jahre einen langfristigen Nutzen geben kann, so ist doch die allgemeine Erwartung, dass sich der hauptsächliche Vorteil in den nächsten 2 Jahren manifestiert und danach nur noch ein geringfügiger Nutzen existiert, wenn überhaupt. Hierzu gehören also diverse einmalige Projekte. Man erledigt sie einmal, zieht seinen Nutzen daraus und sucht sich etwas Neues.

Zu den C-Aufgaben gehören schließlich diejenigen, deren Erledigung nur innerhalb der ersten 90 Tage einen Unterschied macht. Höchstwahrscheinlich erinnere ich mich danach nicht einmal mehr an die Aufgabe oder sehe noch irgendeinen Vorteil dadurch. Dazu gehören Routineaufgaben, wie das Beantworten von E-Mail, das Zahlen von Rechnungen, Rückrufe und das Sortieren von Dokumenten. Wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden, dann kann das später zu Problemen führen, aber man muss sich hier auch nicht übermäßig verausgaben, da kein langfristiger Vorteil daraus gezogen werden kann.

Es gibt sicherlich ein paar Uneindeutigkeiten in diesen Definitionen, aber das ist schon okay, denn das erlaubt auch etwas Flexibilität bei Randfällen.

Nach 50-30-20 die Zeit einteilen

Die 50-30-20 Regel besagt, dass ich 50% meiner Arbeitszeit mit A-Aufgaben, 30% mit B-Aufgaben und 20% mit C-Aufgaben verbringen sollte. Wenn ich z.B. 8 Stunden pro Tag arbeite, dann wären das 4h für A-Aufgaben, 2:24h für B-Aufgaben und 1:36h für C-Aufgaben.

Bei den C-Aufgaben handelt es sich um eine obere Zeitschranke. Das bedeutet, dass ich nicht mehr als 20% meiner Arbeitszeit mit C-Aufgaben verbringe – wenn mir die Zeit davonläuft, dann übertrage ich die restlichen C-Aufgaben auf den nächsten Tag. Das Zeitlimit für A-Aufgaben ist hingegen eine untere Schranke, was bedeutet, dass ich mindestens 50% meiner Arbeitszeit mit ihnen verbringen sollte. Die B-Aufgaben bekommen dann das, was übrigbleibt, wenn ich mehr als 50% meiner Zeit mit A- oder weniger als 20% meiner Zeit mit C-Aufgaben verbringe.

Ich arbeite erst seit kurzem mit diesem System, aber ich kann schon jetzt sehen, dass es eine Menge Potential hat. Es ist ähnlich zu anderen Zeiteinteilungssystemen wie z.B. Stephen Coveys “4-Quadranten-Ansatz”, aber der Unterschied ist, dass es genau festlegt, wieviel Zeit man mit jeder Klasse von Aktivitäten verbringen sollte. Man kann das auf die Woche anwenden, aber ich finde es am besten, wenn man sich jeden Tag danach einteilt – wenn möglich. Wenn ich aber an einem Tag mit C-Aufgaben überladen werde, dann erledige ich am nächsten Tag fast keine davon, um die wöchentliche Balance wieder herzustellen.

Anfangs fand ich es sehr ungewohnt, so wenig Zeit mit C-Aufgaben zu verbringen, insbesondere, wenn ich das Bedürfnis hatte, sie endlich von meiner Liste zu streichen. Aber mir wurde auch klar, dass ich – relativ zu ihrem Wert – viel zu viel Zeit mit C-Aufgaben verbracht habe und dafür wirklich wichtige A-Aufgaben darunter leiden mussten. Wenn ich mir eine Aufgabe nehme und sehe, dass sie praktisch keinen Einfluss über die aktuelle Woche oder Monat hinaus haben wird, dann wird mir dadurch (relativ gesehen) bewusst, dass diese Aufgabe Zeitverschwendung ist. Ich habe sowieso nicht die Zeit, jeden einzelnen Punkt auf meiner TODO-Liste zu erledigen, also muss ich eine Menge guter Aufgaben opfern, um ausreichend Zeit in die besten Aufgaben investieren zu können. Es ist fürchterlich suboptimal, wenn man jeden Tag einfach das macht, was gerade ansteht. Ich weiß es, denn ich habe es auf die Weise probiert.

Wie ich schon erwähnt habe, bekomme ich in der letzten Zeit sehr viele E-Mails, da sich die Zahl der Besucher in diesem Jahr stark erhöht hat – mehr als ich jemals persönlich beantworten könnte. Allerdings fallen praktisch alle E-Mails in die Klasse C. Oft ist eine E-Mail dringend, aber nur selten so wichtig, wie eine A-Aufgabe. Wenn ich auf jede Mail ordentlich antworten wöllte, dann würde das den Großteil meiner Arbeitszeit auffressen. Ob ich nun beim Beantworten von Mails einen großartigen oder lausigen Job mache, hat im Endeffekt keinen großen Einfluss darauf, wo ich mich in 5 Jahren befinden werde. Das Beantworten von Mails wird mir also nicht dabei helfen, meine wichtigstens Ziele zu erreichen – es sei denn, es gäbe einen glücklichen Zufall. Also stehle ich hier Zeit und verteile sie auf A- und B-Aufgaben, denn das sind die Dinge, die höchstwahrscheinlich einen signifikanten, langfristigen Einfluss haben werden.

Eine meiner aktuellen A-Aufgaben ist das Setzen neuer Ziele für das nächste Jahr. Das könnte einen signifikanten Langzeiteffekt haben, abhängig davon, was ich mir vornehme. Ich werde heute sicherlich einige Stunden mit dieser Aufgabe verbringen.

Das Schreiben eines neuen Blog-Artikels fällt in die Klasse B. Ich bin sicher, dass Besucher diesen Artikel auch noch über die nächsten 90 Tage hinaus lesen werden, aber ich kann nicht vorhersagen, ob dieser Beitrag einen signifikanten Einfluss über die nächsten 5 Jahre hinaus haben wird. Es ist die langfristige Strategie des Schreibens und der Entwicklung wichtiger Inhalte (A-Aufgabe), die in dieser Zeitspanne einen Unterschied machen wird. Je länger die zeitliche Perspektive ist, desto weniger wichtig werden individuelle Artikel.

Das Abarbeiten von Mails ist für mich heute eine C-Aufgabe. Ich werde vermutlich nicht mehr als 15 Minuten mit den Mails verbringen. Das bedeutet, dass die Zeit nur zur Beantwortung von vielleicht 1-2 Mails von jeweils 10 reichen wird (Spam nicht mitgerechnet). Ich kann immernoch alles lesen und Ideen und Vorschläge daraus extrahieren, aber meine Schreibzeit ist doch besser in Artikeln angelegt, die von Tausenden Menschen gesehen werden, statt in die Beantwortung von individuellen E-Mails, die nur von einer Person gelesen werden.

Das Wichtige ist der Feind des Dringenden

Manchmal fällt es schwer, diese C-Aufgaben zu opfern. Ich nutze E-Mail seit 1989 und das ist wirklich das erste erste Jahr, in dem ich meine Nutzung so rücksichtslos beschneiden musste, damit ich mehr Zeit für wichtigere Aufgaben freischaufeln kann. Es fällt mir nicht leicht, aber was mir an diesem System gefällt, ist, dass es mir dabei hilft, mich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die ein signifikantes Langzeitpotential haben statt auf die Aufgaben, die man einfach nur vergessen wird. Indem ich meine C-Aufgaben nur einen beschränkten Teil meiner Zeit einräume, schaffe ich viel mehr Freiraum für meine wichtigen A-Aufgaben.

Wenn du selber merkst, dass du selbst nach Jahren harter Arbeit, einfach nicht vorankommst, dann liegt das vielleicht daran, dass zuviel deiner Zeit für kurzfristige C-Aufgaben draufgeht… E-Mails beantworten, Meetings, lästiger Papierkram, usw. Vielleicht könntest du es dir leisten, weniger Zeit mit diesen Aktivitäten zu verbringen und mehr Zeit in die Aufgaben zu investieren, die wirklich wichtig sind? Ansonsten werden diese vielen, kleinen Aufgaben die wichtigeren verdrängen; der Zeitdruck der C-Aufgaben wird schon dafür sorgen.

Das Verhältnis von 50-30-20 ist beliebig gewählt, aber es fühlt sich richtig an. Es gibt mir genug Zeit um bei den wirklich dringenden Sachen am Ball zu bleiben, während ich dennoch jede Menge Zeit in die Projekte investieren kann, von denen ich erwarte, dass sie langfristig einen echten Unterschied machen werden. Wenn du möchtest, kannst du diese Prozentsätze abhängig von der Art deiner Arbeit und deiner Zeile variieren. Wichtig ist, dass wir uns ständig bewusst sind, wie und wohin wir unsere Zeit investieren.

Wie du dein Zeitportfolio ausbalancierst

Wenn du mit dem Investieren an der Börse vertraut bist, dann kannst du dir dieses Modell als eine Verteilung deines Portfolios auf verschiedene Risikoklassen vorstellen. Deine A-Aufgaben sind hochriskante, aber vielversprechende Investments, die stark schwanken können, aber langfristig gesehen, sollten sie mehr einbringen als jede andere Investmentform. Das sind deine aggressiven Wachstumsaktien. Die C-Aufgaben sind deine sicheren und versicherten Einlagen – so wie bei einem Sparkonto. Die B-Aufgaben fallen in die Mitte. Wenn du seit einer Weile keinen Blick mehr auf dein Portfolio geworfen hast, dann ist es eine gute Idee, wenn du die Verteilung mal wieder überprüfst.

Der Grund überhaupt in A-Aufgaben zu investieren, ist der Ausblick auf die langfristigen Möglichkeiten, die man damit erreichen kann. Es sind die großen Projekte, die einen enormen und positiven Unterschied in deinem Leben ausmachen können. Beispiele aus meinem Leben wären da: Gründung meiner Unternehmen, Heiraten und Veganismus. Man kann kaum zuviel Zeit mit solchen Aufgaben verbringen. Idealerweise möchte man hier, soviel Zeit wie möglich investieren.

Der Grund in C-Aufgaben zu investieren, ist die Vermeidung von Problemen. C-Aufgaben sorgen dafür, dass du keinen Ärger bekommst. Du solltest nur sowenig Zeit wie möglich mit ihnen verbringen… halt nur soviel, wie nötig ist, um ernsthafte Probleme fern zu halten. Dazu gehört das pünktliche Bezahlen von Rechnungen, die Steuererklärung und eine halbwegs gute Kommunikation mit verschiedenen Leuten. In den meisten Fällen hat man keinen großen Vorteil davon, wenn man hier statt einem adäquaten einen tollen Job macht – die zeitliche Differenz wäre viel besser in A- oder B-Aufgaben investiert.

B-Aufgaben liegen für gewöhnlich irgendwo zwischen A- und C-Aufgaben. Sie helfen dabei, Ärger fernzuhalten, aber sie helfen dir auch dabei, etwas mehr voranzukommen. Sie bringen ein moderates Risiko mit und bieten einen ebenso moderaten Nutzen. Oft helfen sie dabei, C-Aufgaben gar nicht erst entstehen zu lassen und können so mehr Zeit für A-Aufgaben frei machen. Organisation und Optimierung bestimmter Dinge fällt in der Regel in Klasse B. B-Aufgaben helfen dabei, dich in eine Position zu bringen, wo du von weiteren A-Aufgaben profitieren könntest. Das Lesen dieses Artikels ist für dich vermutlich eine Klasse-B-Aktivität. Vielleicht kannst du hier eine gute Idee mitnehmen, die dir dann dabei hilft, dich in eine Position zu bringen, in der du mehr A- statt C-Aufgaben erledigen kannst oder musst.

Abgesehen von meinen Arbeitszeitaktivitäten, habe ich auch eine Liste mit persönlichen Aufgaben. Dazu gehören auch die Familie und Dinge rund ums Haus. Ich habe noch nicht versucht, auch diese Liste nach 50-30-20 zu priorisieren, aber wenn es sich für mein Unternehmen bewährt, dann versuche ich das vielleicht auch noch.

Wenn du dieses System mal für eine Woche ausprobieren willst, dann unterteile einfach deine TODO-Liste, in dem du ein A, B oder C vor jeden Eintrag schreibst. Dann nimm dir ein anderes Blatt Papier und fülle dort 3 Spalten, damit du sehen kannst, wieviel Zeit du mit A, B und C verbringst. Schätze ein, wieviel Zeit du jeden Tag mit Arbeit verbringst (Pausen zählen nicht) und rechne aus, welche zeitlichen Limits du die für jede Klasse setzen solltest. Wenn du eine andere Verteilung als 50-30-20 nehmen möchtest – kein Problem. Mit einer Stoppuhr nimmst du dann einen Arbeitstag lang die Zeit, die du für jede Aufgabe benötigst und trägst sie in der jeweiligen Spalte ein. Am Ende des Tages addierst du die zeiten und berechnest dann die tatsächlichen Verhältnisse. Am ersten (oder auch noch am zweiten) Tag solltest du einfach nur messen und noch nicht versuchen etwas zu verändern. Vermutlich wirst du ein Ungleichgewicht feststellen, dass du korrigieren möchtest. Wenn zum Beispiel deine tatsächliche Verteilung eher ein 10-10-80 ist, dann weißt du, dass du viel zu viel Zeit mit Kleinkram verbringst und nicht wirklich mit deiner Arbeit vorankommst. Dann solltest du dir diese C-Aufgaben näher ansehen und überlegen, welche du reduzieren, verschieben oder ganz weglassen kannst, damit du mehr Zeit für A- und B-Aufgaben hast. Schon der bloße Akt des Messens wird dein Bewusstsein dafür schärfen, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst. Je mehr Zeit du mit A-Aufgaben verbringst, desto besser.

Wenn du feststellst, dass du mit C-Aufgaben überlastet bist, dann klau dort soviel Zeit wie du nur kannst und widme dich mehr den B-Aufgaben. Nutze die B-Zeit um organisierter und effektiver zu werden, damit du nicht ständig von irgendetwas Dringendem gehetzt wirst. Dann kannst du auch wieder eingesparte Zeit den A-Aufgaben widmen. Es ist völlig okay, wenn sich du die Verteilung mit der Zeit veränderst. Wenn du jetzt bei 10-10-80 stehst, dann wirst du nicht direkt zu 50-30-20 springen können. Vermutlich musst du erst ein 5-40-55 und dann ein 20-50-30 angehen, um diese C-Aufgaben zu zähmen.

Langfristig gesehen sind es aber die A-Aufgaben, die uns siegen oder scheitern lassen. Wenn wir sie nicht erledigen, dann lassen wir essentiell unser Potential den Bach runtergehen. Wer will schon sein Großteil seines Lebens mit dem Beantworten von Mails oder dem Bezahlen von Rechnungen verbringen? Wir müssen verhindern, dass solche Aufgaben unser Leben bestimmen, damit wir die Zeit haben, die wirklich großen Herausforderungen anzugehen – die einen echten Unterschied für uns machen können… und für die Welt.