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Steve Pavlina Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen Steve Pavlina - Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen

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Dynamische Planung

Googles geheimer Master-Plan.

Getting Things Done von David Allen

Englisches Original

Ein Teil von David Allens System Getting Things Done – Wie ich die dinge geregelt kriege den ich verworfen habe, ist die Idee, die nächsten Aktionen nach verschiedenen Kontexten bzw. Umgebungen, wie “Anrufe”, “Papiere ausfüllen”, “Arbeit am Computer”, usw. zu sortieren. Das macht vielleicht Sinn, wenn man 200 Tage im Jahr reist oder in einer Umgebung arbeitet, in der man oft unterbrochen wird und sich nicht länger als 30 Minuten am Stück konzentrieren kann.

Da ich aber zu Hause in meinem Arbeitszimmer arbeite, wo ich all diese Dinge in meiner Reichweite sind, finde ich, dass sich meine Produktivität eher verschlechtert, wenn ich Dinge nach Kontext sortiere. Ich finde es aber gut, mehrere Besorgungen auf einmal zu erledigen – wenn ich aus dem Haus gehe – so dass ich eine separate Shopping-Liste führe. Aber abgesehen davon, habe ich diesem Teil von GTD den Laufpass gegeben.

Meine Aktivitäten verschiedenen Kontexten zuzuordnen, ist deswegen ein Problem, weil man dann auch verschiedene Projekte miteinander vermischt. Vielleicht erledigt man 5 Anrufe hintereinander und jeder hängt mit einem anderen Projekt zusammen. Das ist okay, wenn man sich nicht im Büro befindet und sein Handy nutzen will, aber was wenn man im Büro sitzt? Macht es dann immer noch Sinn, alle Anrufe zusammen zu fassen, bloß weil sie alle involvieren, dass man sein Telefon in die Hand nehmen muss? Wenn die Anrufe inhaltlich nicht zusammenhängen, dann würde ich sagen, es macht auch keinen Sinn.

Ich ziehe es vor, mich so lange wie möglich auf ein einziges Projekt zu konzentrieren und verschiedenste Aufgaben nacheinander abzuarbeiten. Wenn ich einmal ein Projekt in den aktiven Arbeitsspeicher meines Gehirns geladen habe, dann mag ich es nicht, es daraus wieder zu entfernen. Man verliert deutlich an Effizienz, wenn man ständig zwischen Projekten wechselt.

Wenn ich über längere Zeit nicht an einem Projekt gearbeitet habe, dann kann es sein, dass ich irgendetwas zwischen 15 Minuten und mehreren Stunden benötige, um es wieder voll in mein Hirn zu laden – das gilt besonders für technische Arbeiten und sehr große und komplexe Projekte. Also arbeite ich lieber den ganzen Tag an einem Projekt, anstatt an zehn verschiedenen Projekten gleichzeitig. Ich weiß, dass nicht jeder über diesen Luxus verfügt, aber ich habe ihn.

Zu viele Projekte gleichzeitig anzufangen und während des Tages oft zwischen diesen zu wechseln, wird nur dazu führen, dass man sich selbst hinsichtlich ihrer Komplexität einschränkt, weil man einfach nicht mehr handhaben kann. Das ist okay für einfache Projekte oder wenn man Projekte hat, die ineinander greifen – es ist aber tödlich für die Produktivität, wenn man an großen Projekten arbeitet, bei denen man viele Informationen gleichzeitig im Kopf behalten muss.

Ein Beispiel eines umfangreichen Projekts wäre z.B. ein neues Computerspiel oder eine Webseite zu entwerfen, ein Buch oder Drehbuch zu schreiben oder ein neues Unternehmen strategisch zu planen. Wenn man an solchen Projekten produktiv arbeiten will, kann man nicht ständig zwischen ihnen wechseln – oder man wird ewig für die Arbeit brauchen. Man muss sich einen einzigen, mentalen Kontext vornehmen und an diesem längere Zeit arbeiten, am besten sogar tagelang, aber wenigsten für einige Stunden.

Kleinere Unterbrechungen sind okay, aber man sollte sich davor bewahren, einen ganz anderen Kontext laden zu müssen. Man stelle sich nur vor, man würde 10 verschiedene Bücher gleichzeitig schreiben und hätte für jedes nur jeweils 30 Minuten am Stück Zeit. Es wäre viel produktiver, nur ein Buch auf einmal abzuhandeln.

Manchmal ist der mentale Kontext viel wichtiger als der physische. Wenn man bei einem einzigen Projekt bleibt, aber im ganzen Bürogebäude herumlaufen muss, um verschiedene Dinge zu erledigen, dann ist es vielleicht besser am Schreibtisch zu bleiben und die Schreibtischarbeit für 5 verschiedene Projekte zu erledigen. Aufzustehen um etwas in einem anderen Raum zu machen, kann vielleicht ein paar Minuten kosten, aber zwischen Projekten zu wechseln, dauert oft viel länger. Wann arbeitet man selbst am produktivsten an einem Projekt? Sicherlich nicht während der ersten 15–30 Minuten.

Ich denke, dass dies einer der versteckten Gründe für Prokrastination ist. Wir schieben ein Projekt bis zur letzten Minute auf und müssen so das Ganze (oder einen großen Teil davon) in einer einzigen Marathonsitzung machen. Wenn man zum Beispiel eine Arbeit für die Schule bis zum letzten Tag vor der Abgabe aufschiebt. Indem man aufschiebt, zwingt man sich alles in einer einzigen Sitzung zu erledigen. Man lädt den mentalen Kontext einmal, erledigt alle erforderlichen Tätigkeiten nacheinander, beendet das Projekt und hat dann wiedern den Kopf frei. Das ist meiner Meinung nach sehr effizient; viel besser, als die Arbeit über Wochen auszudehnen und jeden Tag nur ein bisschen was zu machen (und somit die Erkenntnisse, welche man während der letzten Woche gewonnen hat, wieder zu vergessen).

So habe ich meine Aufgaben erledigt, als ich im College war – und ich habe 31-39 Einheiten pro Semester geschafft. Wenn ich ein großes Projekt hatte, dann nahm ich mir einen ganzen Tag, um es in einer Sitzung zu erledigen – lesen, recherchieren, schreiben, korrigieren, usw. Wenn ich über ein Buch schreiben musste, dann las ich das Buch und schrieb den Report direkt danach. Wenn ein Professor für eine große Aufgabe ein oder zwei Monate Zeit einräumte, dann versuchte ich trotzdem, sie in nur einer Sitzung zu erledigen.

Obwohl ich früher eine hatte, führe ich nun keine Liste mehr, auf der ich meine nächsten Schritte festhalte. Heute habe ich nur eine Liste über meine Projekte und breche diese dynamisch in die nächsten Schritte herunter während ich arbeite. Für manche Projekte erstelle ich Pläne mit allen Schritten, aber für die meisten Projekte breche ich die Schritte gerade so herunter, dass ich ein oder zwei Tage damit füllen kann und ziehe sie dann durch. Wenn ich die Schritte einmal abgeschlossen habe, dann knoble ich die nächsten Schritte aus und erledige sie dann. Ich finde, dass dies eine sehr produktive Balance ist, die sowohl zu wenig Planung als auch die Lähmung durch übermäßiges Planen vermeidet.

Das kann man als dynamische Planung betrachten. Ich plane ungern die Details eines Projektes, bevor es nicht auf meiner Türschwelle steht und ich versuche nur 1-3 Projekte gleichzeitig zu bearbeiten. Ich arbeite durch, erledige alles und dann geht’s mit dem nächsten Projekt weiter. Dieses Zitat von Tyron Edwards fasst meinen Ansatz zusammen:

“Wo die Pflicht deutlich ist, ist Aufschub dumm und gefährlich; wo sie es nicht ist, mag der Aufschub für Weisheit und Sicherheit sorgen.”

In anderen Worten: Wenn man wenigstens weiß, was man heute tun muss, dann sollte man das erledigen. Man sollte zur Planung zurückkehren, wenn man nicht mehr weiter weiß.

Dynamische Planung: Planen, Ausführen, Wiederholen.

Wenn ein Projekt wirklich sehr umfangreich ist, dann breche ich es in Unterprojekte herunter und diese Unterprojekte werden nach Dringlichkeit erledigt. Und da es auch immer andere kleine Dinge gibt, die erledigt werden müssen (wie Rechnungen bezahlen, usw.), fasse ich auch diese Dinge zusammen und fertige sie ebenfalls in einer Marathonsitzung ab. Ich habe zum Beispiel schon mal einen Samstag damit verbracht, 20 voneinander unabhängige Reparaturen am Haus durchzuführen. Und oftmals schreibe ich so viele Artikel in einer Sitzung, dass sie wieder für einige Tage reichen und stelle die Artikel dann so ein, dass sie sich an verschiedenen Tagen selbst veröffentlichen.

Die Kehrseite dieser Art zu arbeiten, ist, dass man einen mentalen Kontext, wenn er einmal geladen ist, schwer wieder loslassen kann. Dann bin ich halb-besessen. Wenn das Telefon klingelt oder meine Frau ins Zimmer kommt oder mein Sohn nebenan weint, höre ich sie nicht. Das ist, als ob mein Hirn den gesamten verfügbaren Arbeitsspeicher dem gegebenen Projekt zugeordnet hat und nichts anderes mehr hinein passt. Wenn irgendetwas anderes versucht, sich hinein zu quetschen, dann verscheuche ich es mit einem Knurren. Auf der anderen Seite, denke ich aber auch nicht an das Projekt und bin voll und ganz dabei, wenn ich einen Tag mit meiner Familie verbringe.