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Steve Pavlina Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen Steve Pavlina - Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen

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Mehr Tipps für effektives Planen

Ich habe ein paar Fragen bekommen (öffentlich und privat) über den letzten Eintrag über meine vierteljährliche Planung, also denke ich, ein Folgeartikel ist nötig, um diese zu beantworten…

“Planen ist so harte Arbeit. Und es ist schwer die Pläne aktuell zu halten. Warum sollte ich es also trotzdem machen?”

Mein bester Rat hierfür ist, dass man beides ausprobieren und dann selbst sehen sollte. Obwohl es das Beste wäre, es über eine vernünftig lange Zeit zu tun – wie 90 Tage – kann man auch ein einfaches Experiment für nur ein paar Tage machen. An einem Tag macht man sich keinen Plan für seinen Tag und schaut, was passiert – man sollte leben und arbeiten, wie man es normalerweise auch tun würde. Wenn man will, kann man sogar gestern für diesen Teil nutzen. Aber am Abend vor dem zweiten Tag sollte man sich 30 Minuten nehmen und klare Ziele für den nächsten Tag setzen (drei interessante Ziele sind eine gute Anzahl) und dann sollte man die Details dieser Ziele planen, um eine To-Do-Liste zu erstellen. Dann schreibt man sich einen Plan für den Tag – nicht nur für den Arbeitstag, sondern für den ganzen Tag; von Aufstehen bis zum Schlafen gehen. Man sollte sich einen anspruchsvollen Tag planen, aber einen, den man immer noch schafft; man sollte sich ein wenig herausfordern, es aber erreichbar gestalten. Einfach darüber nachdenken, was man als die absolut beste Verwendung für den Tag hält. Diese Planungsarbeit sollte man allein machen, ruhig und ohne Ablenkungen. Dann sollte man den Tag leben – so gut wie man es vermag.

Nachdem man Tag 1 und Tag 2 verlebt hat, entscheidet man, welchen man besser mag. Man kann Notizen über seine Erlebnisse am Ende jeden Tages machen oder man kann nur nach Gefühl gehen; vielleicht kann man jeden Tag auf einer Skala von 1 bis 10 einstufen. Man kann darüber nachdenken, wo man in einem Jahr wäre, wenn man 365 Tage 1 gegenüber 365 Tage 2 erleben würde. Es gibt hier keine vorgeschriebene richtige oder falsche Antwort. Die Wahl hängt von den eigenen, persönlichen Werten ab.

Was man am zweiten Tag wahrscheinlich erleben wird, ist, dass nicht alles nach Plan verläuft. Das ist normal. Aber auch wenn wahrscheinlich nicht alles perfekt nach Plan lief – Wie gut lief es, verglichen mit Tag Eins? Waren die Ergebnisse besser oder schlechter? Und war es die extra 30 Minuten wert, den Plan aufzustellen?

Wenn man dafür nun keinen ganzen Tag verwenden will, gibt es hier auch eine kürzere Version. Man nimmt sich zwei 2-Stunden-Blöcke während des heutigen Tages. Es ist ganz egal, wann sie liegen, aber es wäre das Beste, wenn sie auf Zeiten lägen, in denen das eigene Energielevel etwa gleich ist und auch das Level an Unterbrechungen etwa gleich ist. Wenn man keine ähnlichn 2-Stunden-Blocks an einem Tag finden kann, dann kann man den selben Zeitabschnitt an zwei verschiedenen Tagen nehmen. Im ersten 2-Stunden-Block macht man das, was man während dieser Zeit normalerweise tun würde. Das ist die eigene Kontrolle. Wenn man die zwei Stunden nehmen will, die man gerade erlebt hat, wäre das wahrscheinlich auch gut. Aber im zweiten 2-Stunden-Block verbringt man die ersten 15 Minuten damit, eine detaillierte Liste zu erstellen von allen Dingen, die man in diesem Block schaffen will und teilt dann die verbleibenden 1:45h wenigstens in 15-Minuten-Abschnitte. Dann folgt man dem Plan. Dann wird man sehen, welchen Block man lieber mag.

Ja, es ist schwer, Pläne aktuell zu halten, aber der Plan an sich ist nicht so wichtig, wie die Gewohnheit des Planens an sich. Es ist der Gedanke, eine Vision der Zukunft zu nutzen, um die Entscheidungen im Jetzt zu schärfen, welcher der echte Schlüssel zum Planen ist. Der Vorteil eines schriftlichen Plans ist, dass er es ermöglicht, jederzeit die Zukunftsvision aufzufrischen, indem man ihn einfach nochmal liest.

“Was ist die Verbindung zwischen Planung und Visualisierung?”

Ich sehe im Planen ein Arbeitswerkzeug zur Visualisierung – als andersherum. Planen erlaubt, dass man im Geist ein Modell der Zukunft erschafft. Und ein schriftlicher Plan erlaubt, dass man das Modell folgerichtig entwickelt. Jeder Plan ist – bis zu einem gewissen Grad – nicht akkurat, weil wir nicht wissen, wie die Zukunft werden wird. Und die Zukunft ist ein rein mentales Konstrukt – eine Illusion – weil man nie in der Zukunft existiert, “nur im Jetzt”/das-leben-im-jetzt-the-power-of-now. Also erschaffen Planen und Visualisieren keine Zukunft. Alles was sie tun können, ist einen im Jetzt zu beeinflussen. Aber indem man konstante, innerlich zusammenhängende Visionen der Zukunft nutzt, um tägliche Entscheidungen zu treffen, beginnt man Schwung zu entwickeln und wird schließlich die eigenen Ziele erreichen.

“Ich mache derzeit keine Pläne und ich habe meistens kein Problem damit, meine Ziele zu erreichen. Planen scheint zu viel des Guten. Warum sollte man sich damit beschäftigen?”

Wenn man keine wirklich großen Ziele hat, braucht man keinen Plan. Aber dann tut man sich wahrscheinlich nichts Gutes; hinsichtlich der eigenen Ziele. Wenn man zum Beispiel einen Job hat und sich das Ziel setzt, das eigene Einkommen dieses Jahr um 10% anzuheben und man erwartet, dass das passieren wird, indem man einfach weiterarbeitet wie immer; wieso bräuchte man da also einen detaillierten schriftlichen Plan? Braucht man nicht. Aber es ist auch eher ein kleines Ziel, oder?

Was passiert nun, wenn man sich das anspruchsvolle Ziel setzt, sein Einkommen dieses Jahr um 100% anzuheben? Und man erkennt, dass es geradezu unmöglich ist, dass dieses Ziel passiv und im momentanen Job erreicht werden wird. Jetzt muss man mal das Hirn aus dem Einmachglas nehmen und einige Denkarbeit leisten. Das ist eine Situation, in der man darüber nachdenken muss, wo man in einem Jahr stehen will, um zu wissen, was man in den nächsten 30 oder 90 Tagen tun muss. Wahrscheinlich ist nicht einmal klar, welcher der erste Schritt sein sollte. Die Chancen stehen gut, dass es einen Weg gibt, das Ziel zu erreichen, aber der Weg dahin ist nicht offensichtlich. Dieses Ziel verlangt es, Eigeninitiative zu zeigen und beständig zu handeln; man kann nicht einfach passiv auf solch ein ambitioniertes Ziel zuschlendern.

Nun stellt man sich das oben genannte Szenario vor… was, wenn man nach 15 Stunden Arbeit einen geschriebenen Schritt-für-Schritt Plan produziert hätte, der einem genau zeigt, was man tun muss, um sein Einkommen im nächsten Jahr um 100% anzuheben? Er sagt einem ganz genau, womit man diese Woche anfangen muss, um das Ziel zu verwirklichen. Und der Plan macht Sinn für einen selbst – es wird nicht einfach werden, aber es ist ziemlich klar, dass man sein Ziel erreichen wird, wenn man ihm folgt. Wären diese 15 Stunden nicht eine lohnenswerte Investition?

Auf der anderen Seite: Was wird wahrscheinlich passieren, wenn man versucht, sein Einkommen um 100% anzuheben und keinen Plan hat, um dahin zu kommen, man aber trotzdem versucht, die besten Entscheidungen zu treffen, die man treffen kann? Wahrscheinlich wird man beim Entscheiden viel zögerlicher und unsicherer sein und das wird einen wahrscheinlich zum Aufschieben führen…

  • Sollte man auf eine große Beförderung in der Firma hinarbeiten?
  • Sich einen neuen Job suchen?
  • Kündigen und Vollzeit in der eigenen Firma arbeiten?
  • Ein Teilzeit-Business aufbauen, während man erstmal im alten Job weiterarbeitet?

Man wird sich nie allzu sicher sein bei diesen Entscheidungen, bis man sich ein klar bildlich vorstellen kann, wo einen jeder einzelne Weg hinführen wird.

Unscharfes Denken führt zum Zögern beim Handeln. Klares Denken macht es einfacher, kühn und beständig zu handeln. Und wirklich anspruchsvolle Ziele verlangen normalerweise kühne und beständige Handlungen.

Wenn man also meint, dass man nicht wirklich planen muss, dann stehen die Chancen gut, dass man zu Anfang sich keine anspruchsvollen Ziele setzt und sich wahrscheinlich nicht sehr streckt. Und wenn man so leben will, dann ist das wunderbar, aber warum liest man dieses Blog hier? Warum geht man nicht etwas Ambitionierteres an? Sich das Ziel setzen, …

  • das Einkommen dieses Jahr zu verdoppeln
  • ein eigenes Buch schreiben und es veröffentlichen
  • einen Monat in einem Land verbringen, in dem man vorher nie war
  • das Rauchen aufzugeben und 25kg abnehmen

… was auch immer einen wirklich inspiriert.

Das Tolle an vielen Zielen ist, dass es bereits vorgefertigte Pläne gibt, um einen dahin zu bringen. Wenn man zum Beispiel einen Marathon laufen will, gibt es dafür vorgefertigte 6-Monats-Pläne, denen man folgen kann, so dass man das benötigte Ausdauerlevel aufbaut, wenn man ihnen jeden Tag einfach blind folgt – und man wird zumindest in der Lage sein, die 42,2km am Wettkampftag zu Ende zu laufen. Das heißt nicht, dass es einfacher ist, vorgefertigten Plänen zu folgen, als den Plänen, die man selbst von Grund auf entwickelt hat, aber die Pläne Anderer zu nutzen, kann einem definitiv Zeit sparen.

“Ich habe auch einmal versucht, schriftliche Pläne zu machen, aber meine Pläne haben nie funktioniert. Also habe ich das ganze Konzept aufgegeben. Mache ich was falsch?”

Man macht nichts falsch. Es ist sehr, sehr schwer, gut zu planen. Es ist eine Fähigkeit wie jede andere, die man üben muss – so braucht man auch um zu Planen eine Menge Übung. Wenn man sich hinsetzt, einen Plan macht und der dann nicht funktioniert, dann sollte man für den Rückschlag nicht das Planen an sich verantwortlich machen. Lieber sollte man in Betracht ziehen, dass man noch an den eigenen Planungsfähigkeiten und der Ausführung arbeiten muss. Es kann ein Leben lang dauern, bis man fähig ist, sich ein anspruchsvolles Ziel zu setzen, einen Plan zum Erreichen zu schmieden und den Plan bis zum Erfolg abzuarbeiten.

“Wie erstelle ich den Plan eigentlich? Welche Arbeitshilfen kann ich verwenden?”

Ich habe viele Planungs- und “Life Management”-Arbeitshilfen über die Jahre ausprobiert und ich habe zu einigen eine sehr starke Meinung. Ich bin mir sicher, dass viele Menschen nicht mit mir übereinstimmen werden und das ist gut so. Das Folgende ist ganz und gar meine persönliche Meinung hinsichtlich meiner Erfahrungen.

  • MS Outlook – Ein Miststück
    Der Slogan für die Software sollte lauten: “Von Golgafrinchamern, für Golgafrinchamer”. Ich weiß, dass manche Leute diese Software lieben. Ich gehöre nicht dazu. Das größte Problem von Outlook ist seine fehlende Flexibilität. Man ist gezwungen ein bestimmtes Muster für die Planung und Terminierung zu nutzen. Ich bin einfach viel zu sehr Linkshänder, um dieses Programm länger als eine Woche zu ertragen. Wenn man nicht weiß, was ein Golgafrinchamer ist, dann muss ich leider vermuten, dass man wohl selbst einer ist.
  • Franklin Planner – Ein Miststück
    Sowohl in der Papier- wie auch in der Softwareausgabe. Das Problem ist wieder die Unflexibilität. Man muss sich der Realität des Franklin-Modells ergeben. Es ist ein großartiges Modell für manche Projekte, aber lausig für andere.
  • OPA Life Planner – ausgesprochener Mist
    Diese Software, die auf Tony Robbins “Ergebnis-Zweck-Handlungsplanungs-Modell” basiert, hat mehr Bugs als ein Mars-Rover. Sie wurde schließlich von einem neuen Acronym, dem RPM (Rapid Planning Method – der Schnellplanungsmethode) abgelöst. Und zur Software gibt es auch eine Papierversion wie beim Franklin-Panner. Aber das größte Problem ist immer noch die Unflexibilität. Man muss in einem bestimmten Muster denken.
  • Palm oder andere PDAs – der Himmel für Golgafrinchamer
    Sogar diese Technologie hat sich verbessert, seit ich früher mein Palm IIIxe vor einigen Jahren gekauft habe (welches nun im Schrank liegt); das Meiste der Handheld-Organiser-Software ist kaum eine Erwähnung wert. Kümmerliche Bildschirme und lästige Benutzeroberflächen (Stift und Papier ist oft schneller) machen sie zu einer generell schlechten Wahl. Ich ziehe es vor frei zu denken und dies sperrt das Denken auf sehr engem Raum ein.
  • Papier und Füller – einer meiner zeitlosen Favoriten
    Billig, halbwegs schnell, leicht verfügbar und unglaublich flexibel. Man sollte mal versuchen eine Mindmap auf einem PDA zu zeichnen oder auf den Ablaufplan zu schauen, eine To-Do-Liste zu machen und gleichzeitig für ein Vierteljahr zu planen – alles auf dem winzigen Bildschirm. Man kann mehrere Seiten Papier verteilen und schnell von einer Seite zur nächsten wechseln – eine riesige Arbeitsoberfläche. Die Software hat sich wirklich bemüht, die Flexibilität von Papier nachzuahmen, aber Papier ist für bestimmte Dinge immer noch besser und schneller. Ein Hauptmanko des Papiers ist, dass es mühsam ist, es zu editieren und zu aktualisieren und ich bin mir sicher, dass einem noch mehr Probleme einfallen, die man mit Papier haben kann.
  • Normales Schreibprogramm – nicht übel
    Es ist nicht ganz so flexibel wie Papier, aber immer noch flexibler als zweckbestimmte Planungshilfen. Man kann jedes Planungsmuster nutzen, das man möchte und man kann die Muster wechseln ohne die Software wechseln zu müssen. Man kann verschiedene Muster für verschiedene Teile des Plans nutzen – auf- oder absteigend – es liegt im eigenen Ermessen.
  • Action Outline
    Dies ist insgesamt meine Lieblingssoftware, die ich für das Planen auf hohem Niveau nutze. Ich nutze sie jeden Tag. Das Programm arbeitet wie eine Kombination aus Windows Explorer und MS-Word. Auf der Linken Seite des Bildschirms steht einem eine erweiterbare Datenverzeichnis-ähnliche Struktur zu Verfügung. Und auf der rechten Seite des Bildschirms ist ein normales Textfenster. Dieses Programm lässt einen also Texte (über alles was man will) erstellen und sie zu einer hierarchischen Struktur ausbauen. Dann kann man Teile dieser Struktur nach eigenem Wunsch anzeigen oder verbergen, so dass man von einer höheren Ebene auf seine Pläne schauen kann oder in die Details jedes einzelnen Ausschnitts eintauchen kann. Was ich an diesem Programm mag ist, dass es sich darum kümmert, die Hierarchien zu verwalten, aber es zwingt einen nicht, ein bestimmtes Planungsmuster zu verwenden. Man könnte es nur als Textprogramm nutzen und den gesamten Plan in eine Datei tippen. Oder man kann einen ganzen Plan als verbergbare Baumstruktur erstellen und den Textprogramm-Teil gar nicht nutzen. Oder man kann beides kombinieren. Als ich also verschiedene Methoden zum Planen getestet habe, fand ich heraus, dass sich diese Software immer anpassen kann. Ich habe es schon genutzt, um einen 90-Tage-Plan für mein Leben zu erstellen, auf eine andere Art, um ein Buch zu umreißen und wieder auf eine andere Art, um eine Rede zu schreiben. Und das Beste ist, dass das Programm extrem schnell ist und man kann flott von einem Teil eine Plans zu einem anderen umschalten. Ich empfehle, die freie Version herunterzuladen, um zu sehen, ob man es mag. Es gibt im Netz ja auch andere Programme zum Skizzieren und Entwerfen, aber dies ist Eins meiner persönlichen Favoriten.

“Welche individuellen Dokumente werden zum Zeit-Management erstellt und wie werden sie genutzt?”

  • Kalender
    Als Erstes habe ich einen Jahres-Kalender mit einer Seite Platz für jeden Monat. Ich kaufe jedes Jahr einen im Office Depot für 5-10 Dollar. So ein Kalender funktioniert prima für mich, weil mein Tagesablauf nicht mit vorher ausgemachten Terminen gefüllt ist, so dass nur wenig meiner Arbeit an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit getan werden muss. Wenn ich jedoch viele zeitlich gebundene Termine hätte, würde ich wahrscheinlich etwas Anspruchsvolleres verwenden. Ich nutze diesen Kalender nicht, um meinen Tagesablauf zu planen; er ist nur dazu da, Dinge aufzunehmen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Ich habe zum Beispiel in der kommenden Woche ein Toastmasters-Treffen am Mittwoch, ein Treffen mit meinem Finanzbuchhalter und einen Redewettbewerb am Samstag. Das sind alle meine Termine für die Woche.
  • Werteliste und mein Missions-Statement
    Ich führe eine Liste meiner Werte, zusammen mit einer persönlichen Aussage zu meiner Mission, die man bei Über uns nachlesen kann. Wann auch immer ich wirklich große Langzeitentscheidungen fällen muss, konsultiere ich diese, um solche Entscheidungen zu fällen. Sie sind beide in Action Outline geschrieben, so dass ich sie zu jeder Zeit mit einem Hotkey aufrufen kann.
  • Liste der Ziele
    Das ist eine Liste all meiner Langzeitziele (alles, das 90 Tage oder weiter weg ist). Für manche brauche ich auch wenigstens ein Jahrzehnt, um sie zu verwirklichen. Die Ziele sind alle in Kategorien eingeteilt (körperlich, sozial, Karriere, Finanzen etc.). Diese Liste führe ich auch in Action Outline. Ich schaue sie mir wenigstens einmal die Woche an und aktualisiere sie alle 1-2 Wochen.
  • Projektliste
    Das ist eine Liste aller Projekte, die ich habe, ebenfalls in Action Outline geführt. Um diese Liste zu erstellen, zerkleinere ich meine großen Ziele in individuelle Projekte, die abgeschätzt und erreicht werden können. Wenn es zum Beispiel ein Ziel ist, einen bestimmten Betrag an Geld zu verdienen, dann würde ein Projekt definieren, was ich tun muss, um ihn zu verdienen. Diese Projekte sind nach Wichtigkeit sortiert und ich füge oft Notizen zu jedem Projekttitel bei, um einige Ideen für jedes per Brainstorming festzuhalten. Wenn mir also spontan eine Idee für ein inaktives Projekt in den Kopf kommt, dann kann ich diese Ideen schnell eintippen und zu meinem aktuellen Projekt zurückkehren.
  • 90-Tage-Plan
    Das ist mein Plan darüber, was ich in den nächsten 90 Tagen alles tun muss – so wie er schon im vorangegangenen Artikel über meine Planung erläutert wurde, den ich auch in Action Outline führe. Ich schaue ihn jeden einzelnen Tag wieder an und aktualisiere ihn wöchentlich. Einmal im Quartal überarbeite ich ihn komplett.
  • 30-Tage Ziele und Pläne
    Dieses Dokument enthält meine Kurzzeitziele und -pläne, für Dinge, die ich in den nächsten 30 Tagen erreichen will, ebenfalls in Action Outline geführt. Ich schaue ihn wenigstens einmal in der Woche an und überarbeite ihn. Der Zweck dieses Dokuments ist es, die ersten 30 Tage meines 90-Tage-Planes auf einem niedrigeren Level aufzuschlüsseln. Zwischen diesem Dokument und meinem 90-Tage-Plan muss viel hin und her gearbeitet werden.
  • 30-Tage Ablaufplan
    Nun nehme ich meine 30-Tage-Ziele und –Pläne und schlüssle sie für jede Woche und jeden Tag auf. Während ich einen 30-Tage-Ablaufplan führe, plane ich doch nur 1-2 Wochen im Voraus. Also nehme ich hier meine 30-Tage-Ziele und schlüssele sie sogar noch feiner in individuelle Handlungsschritte auf. Dann entscheide ich, an welchen Tagen ich die einzelnen Handlungsschritte ausführe. Dafür nutze ich keinen Kalender. Ich nutze nur eine lineare Tagesliste in Action Outline, so dass sie wirklich schnell und leicht zu bearbeiten ist (klicken und Aufgaben herumziehen) und ich kann sehen, was ich für die viele Tage im Voraus geplant habe. Ich nehme auch die Termine aus meinem Kalender auf Papier und füge sie in meinem 30-Tage-Ablaufplan ein. Ich finde diese Methode zum Planens ist die Effizienteste von denen, die ich bisher ausprobiert habe. Auch dieser Ablaufplan wird in Action Outline geschrieben, so dass ich jederzeit, wann immer ich will mit einem Knopfdruck Dinge hinzufügen oder löschen kann. Der Jahres-Kalender ist hauptsächlich zum Planen über die 30 Tage hinaus; ich benötige ihn nicht, für die Kurzzeitplanung. Dieser Kalender ist nur dazu da, Aufgaben bestimmten Tagen zuzuordnen; darüber hinaus ich werde darin nicht spezifischer. Ich aktualisiere den 30-Tage-Ablaufplan täglich.
  • Tägliche To-Do-List und Ablaufplan
    Am Ende jeden Tages, schaue ich mir den letzten Ablaufplan an, um zu sehen, was ich am nächsten Tag schaffen muss. Dann erstelle ich in meinem Arbeitstagebuch (einem Spiralnotizbuch) eine To-Do-Liste, welche alle ziel-orientierten Aufgaben beinhaltet, die ich am nächsten Tag schaffen muss und ich füge auch alle spontanen Aufgaben hinzu, die in den letzten 24 Stunden dazugekommen sein können – wie Anrufe beantworten. Die Liste beinhaltet persönliche als auch geschäftliche Aufgaben sowie sämtliche Termine. Nachdem ich die To-Do-Liste für den nächsten Tag erstellt habe, schreibe ich einen stündlichen Ablaufplan für den Tag. Ich mag es, in 2-Stunden-Blöcken zu arbeiten, so dass ich meinen Tag im Grunde genommen in einige dieser Blöcke einteile. Zwischen den Blöcken liegen Pausen oder Mahlzeiten und ich ordne jedem Block Aufgaben aus meiner To-Do-Liste zu. Nun kann ich sehen, wie der morgige Tag aussehen wird und wie er sich gestaltet. Ich brauche normalerweise 10-15 Minuten, um meine To-Do-Liste und den Ablaufplan für den nächsten Tag zu gestalten. Gleichzeitig editiere ich oft meinen 30-Tage-Plan. Es ist selten, dass ein einzelner Tag nach dem Plan verläuft – es passiert vielleicht in 20% der Fälle. Meistens schaffe ich mehr oder weniger von dem, was ich geplant habe. Das ist aber in Ordnung; ich schaffe immer noch mehr mit Plan, als ohne.
  • Posteingang
    Das ist eine Plastik-Schale auf meinem Tisch. Jedes Papier, welches in mein Büro kommt, kommt zuerst in diese Schale, einschließlich der Post, Visitenkarten, Konferenznotizen etc. Alle paar Tage übertrage ich alle diese Informationen in mein System, indem ich sie zu Zielen, Projekten, Handlungen mache oder sie nur zur Einsichtnahme abhefte. Während ich dies schreibe, beinhaltet mein Posteingang Dinge aus meinem letzten Toastmasters-Treffen, Notizen aus einer dreistündigen Lektüre über Mikrobiologie/Gesundheit, die ich am Donnerstag besucht habe und einen geschäftlichen Artikel, den ich nach Ideen durchsuchen will.
  • Postausgang
    Das ist eine Plastik-Schale unter meinem Posteingang. Sie ist für alle die Dinge, die mein Büro verlassen sollen, wie Post, die abgeschickt werden muss. Meistens ist sie leer.
  • Aktenschrank
    In der Reichweite meiner Arme befinden sich Schubladen meines Aktenschrankes in A4-Größe; ich nutze sie, um alles aufzuheben, was ich zur Einsicht behalten möchte. Dinge, die durch den Posteingang in mein Büro kommen, enden entweder hier, im Müll oder im Postausgang.

Hoffentlich gibt einem das oben Beschriebene ein gutes Bild davon, wie ich meine Zeit manage. Ich mag dieses spezielle System und finde, dass es für mich problemlos funktioniert und arbeite immer daran, es weiter zu entwickeln. Da die meisten der Informationen in Action Outline gespeichert sind, kann ich diese Dokumente mit einem Knopfdruck öffnen und ich verliere keine Zeit damit, das Programm zu laden (da es immer läuft), so dass die Texte immer zum Anschauen bereitstehen – also viel schneller als ein Textverarbeitungs-Programm. Zwischen den einzelnen Dokumenten kann ich mit einem Mausklick wechseln. Ich brauche Action Outline wahrscheinlich im Durchschnitt ein Dutzend Mal am Tag.

Ich bin froh, dass es das Blogprogramm erlaubt, Einträge als Entwürfe zu speichern und ich sie später editieren kann – ich habe diesen Eintrag vor einigen Tagen angefangen und habe ihn jeden Abend ein wenig bearbeitet, bis er fertig war. In der Zukunft werde ich jedoch versuchen, lange Einträge in häufigere und kürzere Einträge zu unterteilen.