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Timeboxing
- Wie man auch schwierige Aufgaben organisiert

Timeboxing ist eine einfache Organisationsstrategie, die ich oft nutze. Ich habe sie das erste Mal im Rahmen der Softwareentwicklung kennengelernt.

Angenommen, man hat eine feste Deadline für ein neues Produkt, das veröffentlicht werden soll, wie zum Beispiel ein jährliches Update für eine Software, die Steuererklärungen macht. Man muss die neue Version zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig haben. Da wird man wohl Timeboxing (d.h. sich einen Zeitrahmen zu stecken) für den Entwicklungszyklus nutzen, was bedeutet, dass man bestmöglichst arbeitet in der Zeit, die zur Verfügung steht. Welche neuen Features eingebaut werden können, hängt ausschließlich vom Zeitrahmen ab. Den Plan zu verschieben, ist einfach keine Option, wenn man also hinterherhängt, muss man Features weglassen.

Timeboxing kann eine hilfreiche Technik sein, um die eigenen Aufgaben zu organisieren. Ich nutze sie hautsächlich auf zwei verschiedene Arten.

Nervige Aufgaben

Die Erste wäre, wenn man etwas schaffen will, es aber ein Risiko gibt, dass man weit mehr Zeit brauchen könnte, als es wert ist, weil es die Art Aufgabe ist, bei der man perfektionistische Tendenzen ausleben könnte. Daher gibt man sich einen Zeitrahmen vor, den man nicht überschreiten wird und man leistet einfach die bestmögliche Arbeit in der vorgegebenen Zeit.

Ich nutze Timeboxing zum Beispiel jedes Jahr, wenn ich Weihnachtsgeschenke kaufe. Ich plane normalerweise 2 Stunden für diese Aufgabe ein, die für mich den Kauf von Geschenken für 8 Leute beinhaltet (meine Frau macht den Rest). Ich entscheide vorher schon, welche Art Geschenk ich jedem auf meiner Liste kaufen sollte und dann kaufe ich so viel wie möglich online und erst danach gehe ich ins nahegelegene Einkaufszentrum, wo ich von einem Laden zum nächsten gehe und nach und nach die Geschenke einsammle. Ich nutze normalerweise auch meinen flexiblen Tagesplan und mache die Einkäufe morgens an einem Wochentag, wenn die Geschäfte nicht so voll sind und ich nicht anstehen muss. So bin ich innerhalb von zwei Stunden mit den Geschenken für alle durch und wieder draußen.

Ich weiß, dass manche Leute die Weihnachtseinkäufe lieben und viele Ausflüge machen, um zu bummeln und das ist gut so, wenn man es genießt. Aber wenn man jemand ist wie ich, den Einkaufen eher herausfordert, dann wird man wahrscheinlich auch keine besseren Geschenke finden, wenn man 10 Stunden in die Aufgabe investiert und dann wäre es vielleicht das Beste, sich zu ergeben und in der vorgegebenen Zeit den bestmöglichsten Job zu machen.

Schwierige Aufgaben

Die zweite Art, wie ich Timeboxing nutze, ist, wenn ich eine Aufgabe oder ein Projekt habe, dass ich gern abschließen würde, ich aber nicht weiß, wo ich anfangen soll oder es so scheint, als ob es eine lange Zeit dauern wird, bevor ich einen bedeutenden Teil abschließen kann. Oder vielleicht ist es etwas, das ich wirklich mühsam finde und das ich tendenziell aufschieben würde. Dann nutze ich Timeboxing, um mich zur Arbeit an dieser Aufgabe für eine bestimmte Zeit zu verpflichten, um einen Schritt weiter zu kommen. Ich nutze normalerweise eine Zeit zwischen 30 und 120 Minuten. Ich lasse dabei jede Bedenken außer Acht, in dieser Zeit einen bestimmten Punkt zu erreichen – ich verpflichte mich nur, diese Zeit zu investieren, egal, wie weit ich komme. Diese Herangehensweise nutze ich beispielsweise, wenn ich einen neuen Artikel schreibe. Um einen kompletten Artikel fertig zustellen, benötige ich normalerweise 3-8 Stunden. Manchmal kann ich einen Artikel während einer Sitzung fertig stellen, aber meistens benötige ich mehrere Sitzungen dazu. So nutze ich Timeboxing, um einen Großteil des Artikel zu schreiben und überhaupt anzufangen, indem ich mich verpflichte 1-2 Stunden zu schreiben – ohne mich zu sorgen, wie weit ich komme. Dann wiederhole ich den Prozess, bis die Arbeit abgeschlossen ist.

Angenehme Nebenwirkungen

Eine Nebenwirkung dieser letzten Methode ist, dass ich oft viel länger arbeite, als ich ursprünglich beabsichtigt habe. Wenn ich mich verpflichte an einer mühsamen Aufgabe 30 Minuten lang zu arbeiten, ist es einfach anzufangen, weil ich mir selbst die Erlaubnis gegeben habe, nach 30 Minuten aufzuhören. Wenn ich diese Trägheit aber erstmal überwunden habe und ich nun auf die Aufgabe konzentriert bin, können 90 Minuten vergehen, bevor ich den Wunsch verspüre, aufzuhören.

Die Fähigkeit, des Timeboxing (sich also einen Zeitrahmen zu setzen) den Perfektionismus zu umgehen und Aufschieben zu vermeiden, macht es zu einer nützlichen Organisationstechnik. Ich habe es sogar für diesen Blog-Eintrag genutzt und nun, da meine Frau mit dem Abendessen und einem geliehenen Film nach Hause gekommen ist, ist es Zeit “Auf Wiedersehen” zu sagen… :)