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Steve Pavlina Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen Steve Pavlina - Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen

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Wie man dem Chaos Herr wird

Wer das Chaos beseitigt und organisiert ist, der hat mehr Energie für die Arbeit

Dieser Artikel beschreibt eine grundlegende Methode um dem Durcheinander Herr zu werden und jeden physischen Raum zu organisieren, z.B. das Büro, die Küche oder die Garage.

Ich denke, der Hauptgrund für Chaos ist, das man nicht systematisch entscheidet, wo welcher Gegenstand hingehört. Praktisch allen Menschen, die überall mit Durcheinander zu kämpfen haben, fehlt ein intelligentes System um zu entscheiden, wo ein neues Objekt landen soll, das in ihr Leben tritt. Es gibt keinen klaren Prozess, bei dem an einem Ende das Objekt auftaucht und am anderen Ende am richtigen Platz endet, was zu einem (physisch) überfüllten Lebensraum führt. Ständig werden die physischen Objekte zufällig, ungünstig und ineffektiv platziert. Manchmal wird das Chaos so groß, dass die betroffene Person schließlich viele Stunden ins Aufräumen investieren muss, nur damit das Chaos am nächsten Tag von vorne losgeht.

Ich sehe die Entstehung von Chaos als eine Form der Prokrastination an – wenn du es aufschiebst, zu entscheiden, wo Dinge hingehören, dann wird der Haufen immer größer. Wenn du genau weißt, wo etwas hingehört und diese Stelle günstig ist, dann packst du es in der Regel auch dort hin und vermeidest großes Durcheinander. Aber wenn du zuviele Dinge ohne zugewiesene, günstige Lagerorte besitzt, dann ist die Gefahr viel größer, dass du sie einfach liegenlässt oder in die falschen Ecken räumst – was auch wieder zu Chaos führt.

Seit mindestens fünf Jahren verwende ich nun ein strukturiertes Organisationssystem und ich habe keine hartnäckigen Chaosprobleme. Mein Büro ist größtenteils selbstorganisierend. Was ich am meisten daran mag, ist, dass es tatsächlich weniger Zeit in Anspruch nimmt, organisiert zu sein. Wenn du lernst, die Anhäufung eines Durcheinanders zu vermeiden, dann musst du auch keine Zeit mit dem Entmüllen verschwenden.

Vor einigen Jahren sind meine Familie und ich aus einem überfüllten Zwei-Zimmer-Appartement in ein weiträumiges Haus gezogen. Anstatt mein Büro in ein halbes Zimmer quetschen zu müssen, hatte ich nun endlich einen schönen 12m² Raum nur für mich allein. Da ich es gewöhnt war, mit weniger als der Hälfte auszukommen, wusste ich, dass ich nun genug Platz für alles habe und wollte ihn intelligent organisieren – auf eine Weise, die es mir erlaubt effizient an einer Vielzahl von Projekten zu arbeiten ohne Chaos zu erzeugen.

Organizing from the Inside Out von Julie Morgenstern

Nur auf Englisch

Vor dem Umzug habe ich mich in einem Buchladen umgesehen und spontan ein Buch namens Organizing From the Inside Out von Julie Morgenstern gekauft. Es enhielt viele tolle Tipps für eine bessere Organisation und erklärte geschickt, an welchen Stellen Leute oft Probleme kriegen, wenn sie versuchen sich zu organisieren. Ich möchte im Folgenden mit euch teilen, was ich von diesem Buch gelernt habe und wie ich schließlich mein Heimbüro neu “aufgebaut” habe.

Julies Buch beginnt mit einer starken Aussage, die ich zuerst nicht glauben wollte. Sie sagt, dass wenn man zu den Leuten gehört, die von Chaos umringt sind und scheinbar es nicht in den Griff bekommen, dann hat man schlicht nie gelernt, wie man sich organisiert. Wer in einer unordentlichen Wohnung lebt, dann bedeutet das einfach, dass die Fähigkeit sich zu organisieren fehlt, was aber jeder lernen kann. Seitdem habe ich verschiedene andere Bücher über Organisation gelesen und finde, dass Julie teilweise recht hat. Organisation kann auf einen schrittweisen Prozess heruntergebrochen werden, dem jeder folgen kann.

Wie entsteht Chaos?

Julie weist auf verschiede technische Fehler hin, die verhindern können, dass man sich besser organisiert, aber nach meiner Auffassung ist im Grunde eigentlich nur ein Fehler: Man hat kein System für die alltäglichen Entscheidungen.

Wann auch immer ich einfach etwas liegen lassen, dann liegt das nur daran, dass ich noch nicht bereit bin zu entscheiden, was ich damit machen soll. Also ist der Organisationsprozess im Endeffekt ein System um automatisch zu entscheiden, wo was hingehört. Unorganisierte Menschen haben nur wenige oder gar kein System, also müssen sie jede Entscheidung von Fall zu Fall neu treffen. Das wird einem schließlich irgendwann zu viel und das Durcheinander beginnt. Organisierte Menschen treffen langfristig gesehen viel weniger Entscheidungen. Es benötigt viel mehr Zeit unorganisiert als organisiert zu sein, weil unorganisierte Menschen so viel mehr Zeit durch Ineffizienz verlieren.

Lernen, wie man sich organisiert

Lass uns nun einen Schritt-für-Schritt-Prozess skizzieren, wie du dein Heimbüro vom Grund auf organisieren kannst. Der erste Schritt ist die Analyse. Wie verbringst du deine Zeit in deinem Büro? Mach eine Liste mit den unterschiedlichen Arten von Aufgaben, die du hier erfüllst und eine weitere Liste mit den “funktionalen Zonen”, die dein Büro dafür braucht. Wenn du ein Programmierer bist, dann sollte dir das relativ leicht fallen, wenn du darüber wie über das Design eines Computerprogramms nachdenkst. Wenn du einen Roboter programmieren solltest, der all diese unterschiedlichen Aufgaben in deinem Büro ausführt, wie würdest du diese Aufgaben dann in separate Module gliedern? Zum Beispiel kam ich für mich auf eine Liste mit folgenden Kategorien:

  • Allgemeiner Papierkram
  • Computerarbeit
  • Kreative Arbeit
  • Finanzielle Arbeit
  • Lesen von Fachliteratur
  • Manuelle Bearbeitung von Bestellungen
  • Versand

Idealerweise findet man eine Zusammenstellung in der sich die Kategorien möglichst wenig überlappen.

Als nächstes muss bestimmt werden, welche physische Ausrüstung und Materialien man für jede Kategorie benötigt. Zum Beispiel brauche ich für die kreative Arbeit Zugang zu Schreibmaterialien, Design-Notebooks, ein Whiteboard und eine Pinnwand. Für den Versand von Bestellungen brauche ich Verpackungsmaterialien, CD-Rohlinge, Briefmarken, eine Waage, usw. An diesem Punkt erkannte ich, dass ich auch einen Platz zum Verstauen meiner Bücher, meines Schriftverkehrs und anderer Dinge benötige.

Jetzt hast du deine Büromaterialien nach ihrer Funktion in verschiedene Bereiche eingeteilt. Der nächste Schritt ist Einteilung deines Bürozimmers in diese Bereiche. Wie schon erwähnt, überlappen sich die Bereiche idealerweise so wenig wie möglich, aber meist lässt sich das nicht ganz verhindern, insbesondere, wenn man seinen Computer für verschiedene Aufgaben benutzt. Nimm dir etwas Zeit um ein Arrangement der Möbel zu finden, dass die funktionalen Anforderungen am besten erfüllt.

Der Schlüssel bei diesem Schritt ist, sich vorzustellen, wie das ideale Büro aussehen würde. Vergiss die Möbel, die du bereits besitzt und denke an diesem Punkt nicht über Kosten oder räumliche Begrenzungen nach. Benutz einfach deine Vorstellungskraft und denke darüber nach, was du wirklich wollen würdest, wenn die Kosten irrelevant wären. Schreib das auf und skizziere dein ideales Büro-Layout mit Anmerkungen, welchen Arbeitsbereich du wo hin legen würdest.

Jetzt wo du weißt, was du für dein ideale Möbelanordnung haben möchtest, überlege dir Wege, wie du dem so nah wie möglich kommst, aber nun in Hinsicht auf dein Budget und räumlichen Möglichkeiten. Viele Leute – auch ich – haben alte Möbel geerbt, die sie nicht länger benötigen. Nur weil man etwas schon besitzt, heisst das nicht, dass es auch jetzt noch die richtige Wahl ist. Hab’ keine Angst davor alte Möbel zu verkaufen und sie mit etwas funktionalerem zu ersetzen. Man kann in Fachgeschäften eine Menge bezahlbarer Möbel finden, die man nur selbst zusammenbauen muss – und viele bieten auch noch kostenlosen Versand. Ich habe meinen Computertisch, Schreibtischaufsatz, ausziehbaren Aktenschrank und Drucker für nur 99€ bekommen, aber ich musste halt alles selber aufbauen. Ich habe auch drei zusammenklappbare Tische für 35€ pro Stück gekauft, die ich problemlos umherschieben kann. Zusätzlich habe ich fünf aufeinandersetzbare Regale für nur 20€ gekauft. Bücherregale sind auch günstig, ungefähr 40-60€ für eins mit sechs Brettern. Wenn man einen handgeschnitzten Mahagoni-Tisch will, dann kostet das extra, aber wenn man sich mit einfachen, funktionalen Möbeln begnügt, dann bekommt man schon für wenige hundert Euro sein Büro gefüllt – auch wenn man alles neu kauft. Die Möbel kann man in seiner bevorzugten 3D-Planungssoftware hin- und herschieben. Oder man macht es ganz herkömmlich mit ausgeschnittenen Möbeln auf Papier. Das ist doch deutlich leichter als später mit den richtigen Möbeln.

Nun hast du dich also auf eine Anordnung deiner Büromöbel festgelegt und kannst damit beginnen, deine Ausrüstung, Materialien und andere Dinge für jeden Bereich einzusortieren. Dabei kann es von Vorteil sein, wenn zur Bequemlichkeit man manche Dinge mehrfach verwendet. Ich benötige für die meisten Aufgaben Schreibutensilien, also habe ich auf beiden Seiten meines Zimmers etwas dafür rumliegen. Du brauchst die Dinge nicht einfach nur da lagern, wo sie scheinbar hingehören. Pack deine Materialien immer so nah wie möglich an die Stelle, wo du sie letztendlich auch verwenden wirst. Unpassende Lagerung führt nur wieder leicht zu Chaos. Wenn du z.B. ständig Stifte verlierst, dann liegt das vielleicht daran, dass du keine Stifthalter an den Punkten hast, wo du sie tatsächlich brauchst. Lass deine funktionalen Bedürfnisse den Aufbau deines Büros bestimmen.

An diesem Punkt hast du ein nettes Design für dein Büro-Layout und sämtliche Bereiche für deine Aktivitäten eingeplant. Aber was machst du nun mit dem existierenden Chaos und wie stellst du sicher, dass es nicht wiederkehrt? Die Lösung ist, herauszufinden, welche Muster es bei deinem Durcheinander gibt und dann einfache System aufzustellen, die sich dessen annehmen. Papierberge sammeln sich an, weil man schlicht nicht weiß, was mit all den einzelnen Stücken machen soll oder man hat noch nicht die Zeit gefunden, all die nötigen Entscheidungen zu treffen, die diese Stücke repräsentieren.

Aufräumen

Du musst all diese Berge aufräumen. Für diese Aufgabe empfiehlt es sich, verschiedene Boxen auf den Boden zu stellen und dann alle einzelnen Stücke einzusortieren. Der Schlüssel ist, die Dinge so zu sortieren, dass es von einem funktionalen Standpunkt aus Sinn macht. Frage dich selbst, unter welchen Bedingungen jedes einzelne Stück gebraucht wird und sortiere sie dann nach ähnlichen Bedingungen. Zum Beispiel hatte ich eine Box für die Dinge, die ich abheften muss, eine weitere Box für Design-Materialien und noch eine für Müll, usw. Auch wenn es wie eine gute Idee aussehen mag: Hefte und lege jetzt noch nix endgültig ab. Wenn sich Chaos ansammelt, dann gibt es gewöhnlicherweise einen guten Grund dafür und du willst doch lernen, warum es überhaupt soweit kommen konnte, auch wenn du zu wissen glaubst, wo was hingepackt werden sollte.

Jetzt wo du das Chaos sortiert hast, schnapp dir eine der Boxen und sieh dir ihren Inhalt an. Frage dich selbst, warum diese Dinge im Chaos geendet haben. Höchstwahrscheinlich, weil du kein gutes System hattest um sie abzuarbeiten. Vielleicht fehlt ihnen einfach ein zugewiesener Platz oder vielleicht ist eben jeder zu unbequem für dich, so dass es einfacher ist, sie einfach rumliegen zu lassen. Vielleicht sind Dinge darunter, die abgeheftet werden müssen, aber du hast noch keinen Ordner dafür und deine leeren Ordner sind ungünstig am Boden des Schranks verpackt. Frage dich selbst unter welchen Bedingungen jedes einzelne Stück nicht im Durcheinander geendet hätte. Das gibt dir einen Hinweise darauf, wie du es in Zukunft verhindern kannst.

Findet einen Platz für alles

Überlege dir einen Platz für alle Dinge, die du in den Boxen durchgehst.

  • Wohin mit den alten Kontoauszügen?
  • Wohin gehören die ganzen Designs und Entwürfe?
  • Was gehört weggeworfen?

Wenn du eine Box für Müll hattest, dann geh diese Dinge jetzt durch und achte darauf, was du längst hättest wegwerfen sollen. Nachdem ich für jedes Ding einen günstigen Platz gefunden hatte, war ich auch viel motivierter sie wegzuräumen. Und sobald ich damit anfing, hielt sich mein Büro praktisch selbst in Schuss. Ich räume immer alles weg, weil die Dinge immer ihren Platz direkt neben der Stelle haben, wo ich sie benutzt habe.

Finde einen passenden Behälter für alle Dinge. Dreh’ mal eine Runde im nächsten Geschäft für Büromaterialien um zu sehen, was es alles für verschiedene Behälter gibt oder klick dich durch eine Website wie OfficeDepot.com. Hab keine Angst davor, etwas Neues zu kaufen, wenn du merkst, dass du sowas echt gebrauchen könntest. Überall wo sich Chaos ansammelt, gibt es entweder keine Ablage oder sie ist ungünstig gewählt. Erkenne deinen wahren Bedürfnisse – kämpfe nicht dagegen an. Wenn du ein kleines Bücherregal hast, würde dir dann ein größeres besser dienen? Wenn dein Mülleimer ständig überfüllt ist, dann ersetz ihn durch einen größeren oder verwende mehrere Müllcontainer an verschiedenen Stellen in deinem Büro. Ich habe für mich festgestellt, dass ich mit zwei Müllcontainern deutlich besser zurecht kommen, als nur mit einem – so habe ich immer einen in Reichweite, wenn ich ihn brauche und ich muss ihn auch nicht sooft leeren.

Seit vielen Jahren benutze ich etwas, was ich “Projektebox” nenne, um Materialien zu sortieren. Es ist eine hölzerne Box – ungefähr 100cm breit, 30cm hoch und tief mit kleinen Schubladen, vier Regalbrettern und einer Bücherablage. Ich mag sie, weil sie so vielfältig ist und genug Ablageflächen bietet. Ich benutze die Regalbretter um aktuellen Papierkram abzulegen, den ich noch bearbeiten muss und die Schubladen für Dinge, die ich ständig benötige, wie Bankmaterialien und Versandzubehör. Die Schubladen sind komplett entfernbar, so dass ich sie rausnehmen kann, wenn ich etwas benötige und sie wieder einstecke, wenn ich fertig bin. Jedes Fachgeschäft für Bürobedarf hat auch eine Auswahl an Plastikbehältern im Angebot, wobei sich die Palette von kleinen Behältern für den Tisch bis hin zu großen Schränken auf Rädern erstreckt. Gewöhnlich bestehen sie aus durchsichtiger Plaste, so dass man immer den Inhalt direkt sehen kann. Kleine Schränke sind praktisch für Dinge, wie Umschläge, Briefmarken und anderen Kram, der sonst nur auf dem Tisch rumliegt.

Wer wenig Platz hat, der sollte in die Höhe gehen. Es gibt viele Möglichkeiten, Schränke an die Wand zu schrauben oder übereinander zu stapeln. Denk auch an den Platz unter den Tischen. Viele Container passen in diese Räume und lassen so Dinge verschwinden, die man seltener benötigt.

Räum alles weg

Sobald du das Chaos sortiert hast, wählst du die richtigen Behälter aus und gibst jedem Ding einen (günstigen) Platz. Lass dir Zeit und pack alles dorthin, wo es hingehört. Das sollte nicht allzu lange dauern, wenn du deine Entscheidungen schon im Vorfeld getroffen hast. Aber kürze nichts ab, sonst fällt es dir später wieder auf die Füsse. Unorganisierte Menschen machen sich das Leben schwerer, weil sie sich selbst zwingen immer wieder eine neue Entscheidung treffen zu müssen, wo etwas hingehört. Organisierte Menschen haben Systeme etabliert, die für alles einen offensichtlichen Platz bieten – insofern müssen nicht immer wieder neue Entscheidungen getroffen werden.

Zum Beispiel, wenn ich Post bekomme, dann packe ich die Rechnungen und Kontoauszüge automatisch in die entsprechende Schublade, die Werbung in den Müll, die Magazine ins Magazin-Regal und alles andere, wo ich etwas unternehmen muss, in meine Eingangsablage.

Für mich ist es der größte Vorteil, so gut organisiert zu sein, dass ich viel mehr Energie habe, mich auf meine Arbeit zu konzentrieren und auch viel besser entspannen kann, wenn ich nicht arbeite. Die Arbeit in einer selbst-erhaltenden, aufgeräumten Umgebung kann die Produktivität steigern, weil sie den Workflow viel angenehmer macht. Wenn du das Gefühl hast, dass übermäßiges Chaos deine Fähigkeit zu entspannen und deine Arbeit zu genießen, beeinträchtigt, dann nimm dir die Zeit deine organisatorischen Entscheidungen im Voraus zu treffen. Dann kannst du dich auch wieder auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, da du genau weißt, wo alles hingehört und es leicht umsetzen kannst.