Loading
Steve Pavlina Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen Steve Pavlina - Persönlichkeitsentwicklung für intelligente Menschen

News abonnieren

  1. Artikel als RSS
  2. Artikel als ATOM

Wie man E-Mail effizient nutzt

Zum Postkasten läuft man auch nicht ständig – warum ruft man dann Dutzende Male seine E-Mails ab?

Wenn man seine Mails zu oft abruft, dann hat das einen wirklich schlechten Einfluss auf die Produktivität. E-Mails sind normalerweise nicht wirklich wichtig, außer, wenn der Job daraus besteht, E-Mails zu beantworten, wie wenn man im Support arbeitet und Kunden-Mails beantwortet. Hier sind ein paar Tipps, um zu verhindern, dass E-Mails zuviel Zeit des Tages einnehmen.

1. Vorher entscheiden, wann man seine E-Mails abruft.

Man sollte seine Mails nicht willkürlich checken. Man kann leicht 30-60 Minuten am Tag damit verbringen, zu oft seine Mails abzurufen. In den meisten Fällen sollte es locker ausreichen, seine Mails 3x am Tag abzurufen. Ich checke meine immer am Morgen, mittags und am Ende des Arbeitstages. Und das auch nur, wenn ich in aktive, offene “Gespräche” eingebunden bin.

Man sollte damit experimentieren, wie oft man seine Mails wirklich abrufen muss. Man muss erkennen, dass man immer unproduktiver wird, je öfter man checkt. Neugier ist keine ausreichende Begründung, um E-Mails abzurufen. Man sollte eine legitime geschäftliche Begründung haben, wenn man sie abruft. Man muss ausprobieren, wie unregelmäßig man sie abrufen kann ohne dass man Probleme bekommt. Für die meisten Leute ist es völlig okay, wenn sie sie einmal am Tag oder auch nur alle zwei Tage abrufen.

Wenn man seine E-Mails am Morgen abruft, sollte man sich selbst versprechen, dass man nicht wieder vor Ende des Tages nachschaut und man sollte auch eine spezielle Zeit festlegen.

“Ich werde meine Mails heute zweimal checken, so dass ich sie nicht vor 18:00 Uhr wieder abrufen werde.”

Wenn man süchtig danach ist, seine Mails zu oft abzurufen, kann man sich die Angewohnheit schwieriger machen, indem man es schwieriger macht, das E-Mail-Programm aufzurufen. Dazu löscht man das Programm-Icon vom Desktop und aus der Schnellstartleiste, so dass man erst das Startmenü öffnen muss. Oder man zwingt sich erst den Explorer öffnen und es suchen zu müssen. Zusätzliche Schritte einzufügen kann dabei helfen, das Muster des impulsiven Abrufens zu brechen. Und wenn das immer noch nicht funktioniert, sollte man das E-Mail-Programm auf einem zusätzlichen Computer, wie z.B. einem Laptop, installieren, den man jedes Mal erst einschalten muss, wenn man E-Mails abrufen will.

2. E-Mail nur für unwichtige Kommunikationszwecke nutzen.

Man sollte die E-Mail nicht als ein Werkzeug für dringende Kommunikationen benutzen. Dafür ist sie nicht gemacht. Wenn es um Zeit geht, sollte man zum Telefon greifen. Da man nun für wenig Geld auch ins Ausland telefonieren kann (z.B. per Skype), gibt es keinen Grund mehr, wenig zu telefonieren.

Wenn es andere dringende Gründe gibt, weshalb man seine Mails öfter als ein oder zweimal am Tag abrufen muss, z.B. wenn manche Leute frustriert sind, wenn sie innerhalb von ein, zwei Stunden keine Antwort erhalten, muss man nicht klein beigeben. Solche Leute lässt man einfach wissen, dass sie bei einem für wirklich dringende Kommunikation niemals E-Mails nutzen sollten – wenn sie eine schnelle Antwort brauchen, müssen sie das Telefon in die Hand nehmen oder einen direkt besuchen (wenn man im gleichen Gebäude sitzt).

3. Nicht automatisch E-Mails beim Programmstart abrufen

Man sollte sein E-Mail-Programm nicht so einstellen, dass die Mails abruft, wann immer man das Programm startet. Man möchte aber auch in der Lage sein, jederzeit während des Tages eine Mail zu verschicken ohne dass man automatisch seinen Posteingang checkt. Oft muss man am Tag – wahrscheinlich als Teil verschiedener Aufgaben – E-Mails verschicken, aber dafür man muss nicht auch jedes Mal den Posteingang überprüfen. Man sollte seine Mails nur durchsehen, wenn es einen legitimen Grund dafür gibt.

4. E-Mail-Nutzung aufzeichnen

Wie oft ruft man wirklich seine E-Mails ab?

Man sollte sich ein Blatt Papier nehmen und aufzeichnen, wie oft man seine Mails checkt. Man zeichnet einfach die Start- und Endzeit auf, wann immer man das E-Mail-Programm benutzt. Da macht man etwa eine Woche lang, um zu sehen, wie viel Zeit man damit verbringt. Ist es das wert? Wenn man seine Mails mehr als 20 Mal die Woche ohne triftigen Grund abruft, dann verschwendet man zuviel Zeit. Man sollte sich tägliches oder wöchentliches “E-Mail-Abruf-Pensum” geben und wenn man es einmal erreicht hat, kann man seine Mails nicht mehr bis zum nächsten Tag oder bis zur nächsten Woche abrufen, wenn das Pensum wieder “aufgefüllt” wird. Man sollte sich in der ersten Woche, in der man das Pensum nicht ausnutzt, eine Belohnung zugestehen, wie einen Film anzusehen oder zum Essen auszugehen.

E-Mail ist ein leistungsstarkes, geschäftliches und persönliches Kommunikationsmittel, aber es wird zu leicht missbraucht. Warum? Weil es so einfach ist. Man weiß, dass es einfach ist, E-Mails abzurufen und zu beantworten, so dass man danach direkt meint, etwas geschafft zu haben. Aber es ist ein hohler Sieg und wenn man seine Tage damit verbringt, meisterhaft seine E-Mails abzurufen und zu beantworten, dann wird man nichts schaffen und die Dinge verdrängen, die einen voranbringen könnten.

Man sollte leichtsinnigen E-Mail-Missbrauch mit sinnhafter Absicht ersetzen. Man sollte diese Absicht nutzen, um seine Produktivität zu erhöhen, anstatt sie kaputt zu machen. Man sollte die Art, auf die man sein Mail-Programm nutzt, eingehend prüfen, entscheiden welche legitime Rolle es im eigenen Leben spielen soll und dann Grenzen setzen, um diese Rolle durchzusetzen.