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Wie man seine Produktivität verdreifacht

Hat man schon einmal die Erfahrung gemacht, dass man auf seine Woche zurückschaut und das komische Gefühl hat, dass man nicht so viel geschafft hat, wie man gehofft hat?

Wenn man eine erfolgreiche Karriere oder ein eigenes Unternehmen aufbaut, ist die eigene Zeit wohl das größte Kapital und das eigene Einkommen ist ein direktes Ergebnis davon, wie man seine Zeit verbringt. Man kann nicht mehr Zeit kaufen, als die, die man hat und die Uhr tickt immer. Vor einigen Jahren entdeckte ich ein einfaches System, welches mir erlaubte, meine Produktivität fast zu verdreifachen und in diesem Artikel werde ich einige sehr praktische Ideen veröffentlichen, die man sofort anwenden kann, um seine Effektivität zu erhöhen, ohne härter zu arbeiten, als man es schon tut.

Detaillierte Zeiterfassung

Der erste Schritt, seine Zeit besser zu nutzen, ist herauszufinden, wie man seine Zeit bisher verbringt. Ein Tagebuch zur Zeiterfassung zu haben, ist ein sehr effektiver Weg dafür und nach nur einem Tag wird man sofort ungeheure Einblicke erhalten, wie man die eigene Zeit eigentlich nutzt. Der Akt des Messens bringt oft genug die unbewussten Gewohnheiten ins eigene Bewusstsein, wo man sie dann genau prüfen und ändern kann.

Hier ist meine Art der Zeiterfassung. Während des Tages schreibt man die Zeit auf, wann immer man eine Aktivität beginnt oder damit aufhört. Man sollte sich überlegen, eine Stoppuhr zu nutzen, um die Zeitintervalle für jede Aktivität zu messen. Man kann das ausschließlich während der Arbeitszeit tun oder aber auch während des ganzen Tages. Am Ende des Tages sortiert man alle Intervalle in allgemeine Kategorien und findet heraus, welcher zeitmäßige Prozentsatz für jede Art Aktivität genutzt wird. Wenn man genau sein will, sollte man es eine Woche lang machen und den gesamten Prozentsatz der Woche, die man mit jeder Art Aktivität zubrachte errechnen. Man sollte so detaillierte arbeiten wie möglich. Man sollte aufschreiben, wie viel Zeit man mit E-Mails, News lesen, im Internet surfen, Anrufen, Essen, auf der Toilette etc. verbringt. Wenn man sich aus seinem Stuhl erhebt, dann heißt das wahrscheinlich, dass man einen Eintrag in der Zeiterfassung machen muss. Ich habe meistens 50-100 Einträge am Tag.

Man wird vielleicht überrascht sein, wenn man entdeckt, dass man nur einen kleinen Teil seiner Arbeitszeit mit Dingen verbringt, die man tatsächlich als Arbeit betrachtet. Studien haben gezeigt, dass der durchschnittliche Büroarbeiter nur 1,5 Stunden am Tag mit echter Arbeit verbringt. Der Rest der Zeit wird zum Socializen, mit Kaffeepausen, Essen, nicht-betrieblichen Unterhaltungen, Papiere schieben und einer Menge anderer nicht-betrieblicher Aufgaben verbracht. Der durchschnittliche Büroarbeiter fängt vor 11:00 Uhr gar nicht an zu arbeiten und um 15:30 Uhr wird er schon wieder ruhiger.

Ergebnisse analysieren

Das erste Mal, als ich eine Zeiterfassung durchführte, schloss ich nur 15 Stunden echte Arbeit in einer Woche ab, in der ich circa 60 Stunden im Büro verbrachte. Obwohl ich technisch gesehen etwa doppelt so produktiv wie ein durchschnittlicher Büroangestellter arbeitete, war ich von den Ergebnissen immer noch irritiert. Wo waren die andern 45 Stunden hin? In meine Zeiterfassung war es alles aufgeführt und zeigte mir all die verschwendete Zeit, derer ich mir nicht bewusst war – zu oft E-Mail abrufen, Aufgaben erledigen, die nicht erledigt hätten werden müssen, durch meinen exzessiven Perfektionismus, die Nachrichten zu lange lesen, zu lange zum Essen brauchen, vermeidbaren Unterbrechungen erliegen etc.

Die persönliche Effizienzsrate errechnen

Als ich erkannte, dass ich 60 Stunden im Büro war, aber nur 15 Stunden tatsächlicher Arbeit in dieser Zeit abschloss, fing ich an, mir einige interessante Fragen zu stellen. Mein Einkommen und der Eindruck meiner Leistung hing nur von diesen 15 Stunden ab, nicht von der gesamten Zeit, die ich im Büro verbrachte. Also entschied ich meine tägliche Effizienzsrate aufzunehmen und sie als den Betrag der Zeit zu definieren, die ich mit tatsächlicher Arbeit zubrachte, geteilt durch den Betrag der Zeit, die ich im Büro verbrachte. Während es mich wirklich ärgerte, dass ich zu Beginn nur 25% meiner Zeit arbeitete, erkannte ich auch, dass es absolut verrückt wäre, noch länger zu arbeiten.

Effizienzsrate = (Zeit, in der man wirklich arbeitet) / (Zeit, die man im Büro verbringt)

Arbeitszeit senken, um eine erhöhte Effektivität zu erzwingen

Wenn man je versucht hat, sich zu etwas zu disziplinieren, wozu man nicht motiviert ist, dann wird man wahrscheinlich versagt haben. Das war natürlich das Ergebnis, als ich versuchte, mich dazu zu bringen, härter zu arbeiten. In Wirklichkeit demotivierte es mich und verringerte meine Effektivitätsrate. So versuchte ich widerwillig den umgekehrten Ansatz. Am nächsten Tag erlaubte ich mir nur insgesamt fünf Stunden im Büro zu arbeiten und arbeitete den Rest des Tages gar nicht mehr. Tja, etwas Interessantes passierte, das kann man sich sicher vorstellen. Mein Hirn muss den Eindruck bekommen haben, dass Arbeitszeit eine heilige Zeit ist, weil ich fast die gesamten fünf Stunden geradewegs durcharbeitete und eine Effizienzrate von 90% erzielte. Ich setzte dieses Experiment für den Rest der Woche fort und am Ende arbeitete ich 25 Stunden tatsächlich, indem ich nur insgesamt 30 Stunden im Büro verbrachte und erreichte so eine Effizienzrate von über 80%. So schaffte ich es, meine wöchentliche Arbeitszeit um 30 Stunden zu reduzieren während ich gleichzeitig 10 Stunden mehr echter Arbeit leistete. Wenn die eigene Zeiterfassung zeigt, dass die Effizienzrate eher niedrig ist, sollte man versuchen, seine insgesamte Arbeitszeit pro Tag stark einzugrenzen und zu sehen, was passiert. Wenn das Hirn einmal begreift, dass die Arbeitszeit heilig ist, wird man auf einmal viel effizienter, weil man es sein muss. Wenn man strenge Zeitbeschränkungen, findet man normalerweise einen Weg, seine Arbeit zu schaffen. Wenn man aber alle Zeit der Welt, ist es zu einfach, ineffzient zu sein.

Arbeitszeit schrittweise ausdehnen,
während man höchste Effizienz beibehält

Über eine Periode von einigen Wochen war ich in der Lage meine Effizienzrate bei über 80% zu halten, während ich meine wöchentliche Arbeitszeit langsam ausdehnte. Ich habe dies schon für viele Jahre beibehalten und schaffe gemeinhin etwa 40 Stunden echter Arbeit, während ich nur 45 Stunden im Büro bin. Ich habe gelernt, dass das für mich ideal ist. Wenn ich versuche, mehr Zeit im Büro zu verbringen, dann sinkt meine Produktivität rapide. Das Interessante ist, dass das System, welches mir erlaubt, meine Effizienz auf der Arbeit zu optimieren, auch eine unglaubliche Balance in die anderen Bereiche meines Lebens gebracht hat. Obwohl ich diesen Ansatz genutzt habe, um meine geschäftliche Produktivität zu verdreifachen, habe ich genug Zeit bekommen, um persönliche Interessen zu verfolgen.

Die Zeiterfassung ist eine intelligente Wahl, um optimale Produktivität zu sichern, ohne die Arbeitszeit anzuheben. Die Zeiterfassung muss aber nur periodisch erfolgen, um diesen Nutzen zu erbringen. Ich mache es eine Woche lang alle 3-6 Monate und über das Jahr hinweg hat es einen großen Unterschied für mich gemacht, indem es mir immer neue Einsichten bietet. Wenn ich zu viele Monate keine Zeiterfassung mache, sinkt meine Produktivität langsam, während ich in unbewusste Gewohnheiten des Zeitverschwenden verfalle. Man wird wahrscheinlich, so wie ich merken, dass das Bauchgefühl hinsichtlich der Produktivität stark damit zusammenhängt, wie viel Arbeit man tatsächlich schafft. Wenn man meint, dass die eigene Produktivität niedriger ist, als man möchte, sollte man sein Bewusstsein durch die Zeiterfassung erweitern, die Effizienzrate messen und dann die Effektivität optimieren, indem man seine Effizienz wieder in eine Höhe treibt, wo sie hingehört. Zeiterfassung ist eine Methode, die wieder viel Schwung bringen kann, deren Ausführung wenig Zeit und Mühe kostet, deren Langzeiterfolge aber unglaublich sind.